Checklist verzetten SamenLoop

Vanwege de maatregelen omtrent corona worden veel SamenLoop voor Hoop-evenementen uitgesteld. Deze checklist helpt je om na te gaan waar je allemaal op moet letten bij het verzetten van de SamenLoop.

Financiën

  • Werk je complete administratie tot de huidige stand bij in e-Boekhouden. Zo kun je niks vergeten.
  • Breng in kaart hoeveel kaarsenzakken je verkocht hebt. Administreer deze in e-Boekhouden.
  • Breng in kaart waar de donatieboxen staan. Plan alvast in wanneer deze worden opgehaald.
  • Bekijk hoeveel liquide middelen je hebt. Tip! Indien nodig kun je een extra voorschot aanvragen bij KWF.

Goed om te weten:

  • Alle online opbrengsten (inschrijfgeld en donaties) worden meegenomen naar de nieuwe datum. Het overzicht vind je in de registratietool. Nieuwe online opbrengsten worden hierbij opgeteld.
  • De bankrekening blijft gewoon doorlopen.
  • E-Boekhouden blijft gewoon doorlopen.
  • Een tussentijdse jaarafrekening is niet nodig.

Inschrijvingen

  • Zijn er deelnemers die hun inschrijfgeld terug willen? Verwijs ze naar het Servicepunt (samenloopvoorhoop@kwf.nl).
  • Zijn er deelnemers die overgeplaatst willen worden naar een andere SamenLoop? Verwijs ze naar het Servicepunt (samenloopvoorhoop@kwf.nl) om hun inschrijfgeld terug te vragen. Daarna kunnen ze zich opnieuw online inschrijven voor de SamenLoop van hun keuze.

Leveranciers

  • Breng in kaart met welke leveranciers (denk aan: podiumbouwer, sanitairvoorziening) je een overeenkomst hebt.
  • Ga met elk van hen in gesprek om nieuwe afspraken te maken. Pas hierop de overeenkomst aan.

Locatie

Gemeente
  • Bekijk de huidige vergunning.
  • Ga in gesprek met de gemeente en pas de vergunning aan. Denk hierbij aan datum, locatie, betalingsvoorwaarden. Tip! Doe een verzoek om uitstel van betaling van leges als je nu de liquide middelen niet hebt.
Horeca
  • Bekijk de huidige overeenkomst.
  • Ga in gesprek met de horecaleverancier en pas de overeenkomst aan. Denk hierbij aan datum, locatie, betalingsvoorwaarden. Tip! Veel horeca zitten in onzekerheid. Neem dit mee in je gesprek. Staat de SamenLoop niet hoog op hun prioriteitenlijst? Laat het dan even rusten.
Terreinbeheerder
  • Bekijk de huidige overeenkomst.
  • Ga in gesprek met de terreinbeheerder en pas de overeenkomst aan. Denk hierbij aan datum, locatie, betalingsvoorwaarden.

Materialen

  • Heb je materialen (donatieboxen, t-shirts en kaarsenzakken) al ontvangen? Bewaar de materialen goed. Tip! Dit kan in een opslagbox. Neem de kosten voor huur op in je administratie.

Verzekeringen

  • De aansprakelijkheidsverzekering en evenementenverzekering lopen gewoon door.

Vrijwilligersovereenkomst

  • Blijven de voorzitter en penningmeester in functie? Dan ontvang je van KWF een addendum op de vrijwilligersovereenkomst met daarin een nieuwe einddatum.

Achterban

  • Houd je achterban goed op de hoogte van de ontwikkelingen rond de SamenLoop via je website, social media en e-mail. Tip! Misschien leven er onder je achterban wel goede ideeën om toch iets te doen in de geest van de SamenLoop. Vraag hen er eens naar.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)