FAQ Samenloop stopt

Met pijn in het hart heeft KWF besloten definitief te stoppen met de Samenloop-evenementen, inclusief de Samenloop waar jij je met jouw commissie voor inzet.

Het is een impactvol besluit, dat begrijpelijkerwijs veel vragen oproept. Hieronder vind je antwoorden op de meestgestelde vragen.

Algemeen

Hoe handelen we het stoppen van Samenloop af?

Je relatiemanager van KWF zal contact met jullie opnemen over zaken als de financiële afwikkeling, het indienen van de afrekening, het opheffen van de bankrekening en het retourneren van de materialen. In de toolkit vind je alvast wat hulpmiddelen om het nieuws bekend te maken bij je sponsors, de lokale media en via je social media kanalen.

Kunnen we de Samenloop zelfstandig organiseren? Wij denken dat we dat kunnen, bijvoorbeeld omdat alle voorbereiding al is gedaan.

Wat fijn dat jullie alsnog een mooi evenement willen neerzetten voor mensen die geraakt zijn door kanker. Dat juichen we van harte toe. Het staat je helemaal vrij om zelfstandig een evenement voor KWF te organiseren. Er zijn wel een paar zaken waar je op moet letten:

  • Het evenement moet voldoen aan onze actievoorwaarden.
  • De naam Samenloop (of SamenLoop voor Hoop), en het beeldmerk met de maancirkel en sterren, mogen helaas niet meer gebruikt worden.
  • Je kunt geen 24-uurs wandelevenement met de 3 ceremonieën houden. Dit format is gelicentieerd door American Cancer Society. Indien je gebruik wilt maken van die licentie dien je daar afspraken over te maken met American Cancer Society.
  • Zorg ervoor dat je de aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid voor het evenement goed hebt geregeld. Deze wordt niet meer door KWF gedekt. 

Wil je van gedachten wisselen over jouw ideeën voor een evenement? Neem contact op met je vaste relatiemanager. We denken graag met je mee.

Wij maken als commissie nauwelijks kosten: we werken met vrijwilligers en sponsors. Hoe kan het dan dat de kosten te hoog uitvallen?

Geweldig dat jullie erin slagen om zoveel mogelijk gesponsord te krijgen. Naast de eventuele kosten die commissies maken, heeft KWF ook kosten. Denk bijvoorbeeld aan de productie en het uitleveren van materialen, het personeel, maar ook de online systemen zoals de Samenloop-website, registratietool, e-Boekhouden.

Communicatie 

Waarom is ervoor gekozen de hele achterban van Samenloop tegelijk te informeren, en niet eerst de commissieleden op de hoogte te stellen?

We begrijpen dat het nieuws hard binnenkomt bij jullie als commissie, en dat jullie dit graag persoonlijk hadden willen horen. Jullie zijn immers nauw betrokken bij Samenloop. We hebben zeker overwogen om de commissies eerst te informeren. Tegelijk vonden we het ook belangrijk, juist richting de commissies, om als KWF onze verantwoordelijkheid te nemen. Nieuws verspreidt snel, en we wilden zorgen dat jullie konden verwijzen naar een officieel bericht met toelichting van KWF over dit besluit. Vandaar dat we uiteindelijk besloten hebben om dit gelijktijdig te delen.

We hebben daarbij ons uiterste best gedaan om iedereen te bereiken. Iedereen die bij ons bekend is met een geldig e-mailadres is per e-mail geïnformeerd. Maar omdat we niet van alle betrokkenen een e-mail hebben, is het nieuws ook gedeeld op onze social media en op de website van samenloopvoorhoop.nl.

Hoe informeer ik mijn deelnemers?

Alle deelnemers zijn, gelijktijdig met jullie als commissie, op 6 april per e-mail geïnformeerd. Wil je de deelnemers een bericht sturen vanuit de commissie? Dan kun je hen uiteraard mailen vanuit de e-mailtool. Deze is tot 1 juli beschikbaar.

Hoe informeer ik mijn actievoerders?

Alle actievoerders zijn, gelijktijdig met jullie als commissie, op 6 april per e-mail geïnformeerd. Hun actie (op acties.samenloopvoorhoop.nl of op samenloopinactie.nl) blijft online tot 1 juli. Hen is de mogelijkheid geboden om hun actie daarna voort te zetten op acties.kwf.nl.

Hoe informeer ik mijn sponsoren?

In de toolkit vind je een voorbeeldbericht dat je kunt gebruiken om je sponsors te informeren. Wij adviseren om in gesprek te gaan met elke sponsor en uit te leggen dat het evenement wordt stopgezet. Kijk goed naar de voorwaarden die je hebt afgesproken in het sponsorcontract. Als de sponsor erop staat om haar sponsorbedrag terug te krijgen, kun je deze terugbetalen. Hetzelfde geldt voor bedrijven die een gift hebben gedaan aan de Samenloop.

Hoe informeer ik de lokale pers?

In de toolkit vind je een voorbeeldpersbericht dat je kunt gebruiken om de lokale pers te informeren.

Hoe informeer ik onze volgers op social media?

In de toolkit vind je een voorbeeld social media post dat je kunt gebruiken om je volgers te informeren.

Wat moeten wij doen als een journalist ons benadert?

Verwijs dan graag naar de woordvoerder (Mischa Stubenitsky of Bert van Plateringen) van KWF, te bereiken op 020 5700 538.

Is er vanuit KWF een bedankje beschikbaar voor alle mensen die zich hebben ingezet? Of mogen we iets kopen of besteden en declareren?

Het bedanken van de mensen die zich inzetten voor Samenloop is enorm belangrijk. Voor alle betrokken commissieleden komt er een digitaal bedankbericht vanuit KWF.

Wil je zelf ook een mooi gebaar maken richting je deelnemers? We denken graag met jullie mee over de mogelijkheden. Helaas kunnen hier geen kosten voor gemaakt worden, maar gelukkig zijn er ook andere manieren om onze dankbaarheid te uiten.

 

Materialen

Wat doen we met de materialen?

De KWF Samenloop-materialen zoals vlaggen, ongebruikte t-shirts, donatieboxen, cheques et cetera ontvangt KWF graag retour. Gebruikte t-shirts mogen worden gehouden. Papieren materialen zoals flyers mogen in de papierbak, zodat deze via de reguliere manier gerecycled worden. We proberen zo efficiënt en goedkoop mogelijk de materialen te verzamelen. Er zijn verschillende mogelijkheden om de materialen over te dragen aan KWF. Vriendelijk verzoeken we je middels dit formulier aan te geven van welke optie jullie Samenloop gebruik wil maken, dan zullen wij hier verder actie op ondernemen.

  1. Materialen retour sturen

Ben je in de gelegenheid om de materialen van jullie Samenloop in dozen retour te sturen naar ons gratis antwoordnummer? Kies in het formulier voor de optie ‘retour sturen aan KWF’. Vanuit het Servicepunt ontvang je de instructies voor het retourneren van de materialen.

  1. Materialen afleveren in Tilburg

Ben je in de gelegenheid om te materialen zelf naar ons opslaghuis in Tilburg te brengen? Kies in het formulier voor de optie ‘zelf afleveren in Tilburg’. Vanuit het Servicepunt ontvang je een e-mail met adres en openingstijden. De gemaakte kilometers worden door KWF vergoed (0,19 cent per km). Ook voor het indienen van de kilometerdeclaratie ontvang je instructie.

  1. Materialen laten ophalen

Wil je dat de materialen worden opgehaald? Kies in het formulier voor de optie ‘op laten halen door KWF’. Om zo goedkoop mogelijk de materialen te kunnen ophalen, willen we eerst een inventarisatie maken van de hoeveel materialen en waar deze door Nederland verspreid liggen. We verzoeken je vriendelijk om voor 1 juni aan te geven of je de materialen wil laten ophalen. Na 1 juni zullen wij een afspraak inplannen om de materialen te komen ophalen.

  • Verzamel alle materialen naar 1 punt in jullie gemeente
  • Inventariseer welke materialen er opgehaald moeten worden en vul dit in, in het formulier
  • Wij zullen contact met jullie opnemen om een afspraak in te plannen

Waarom mogen we de materialen niet houden?

Nu er geen Samenlopen meer gehouden worden zijn de materialen niet meer bruikbaar. Als je de spullen bij ons inlevert zorgen we voor een nette verwerking.

Financieel

We willen graag nog een chequemoment houden. Kan dat?

Dat kan zeker, dat is een mooie afsluiting van het geweldige werk dat jullie verzet hebben. Het geld dat jullie hebben opgehaald komt onveranderd ten goede aan kankerzorg en -onderzoek. Laat het je relatiemanager weten als je een chequemoment gepland hebt, zij komen deze graag in ontvangst nemen.

Hoe berekenen we het bedrag voor op onze eindcheque?

Die berekening vind je hier.

Wij hebben facturen open staan, hoe moet dit afgehandeld worden?

Wij adviseren om in gesprek te gaan met de leverancier en uit te leggen dat het evenement wordt stopgezet. Als zij begrip tonen en de factuur intrekken, waarderen we dat. Als ze toch betaald willen worden volgens afspraak kun je de factuur voldoen. Is er niet voldoende saldo op de Samenlooprekening? Neem dan contact op met het Servicepunt (samenloop@kwf.nl).

Kunnen reeds gemaakte kosten verhaald worden op de evenementenverzekering?

Nee, de verzekering dekt geen gemaakte kosten.

Moeten we de stukken nog bewaren voor de boekhouding?

Alle bonnen moeten door de penningmeester 7 jaar bewaard worden. Deze (wettelijke) regeling is niet veranderd nu KWF de Samenloop heeft stopgezet.

Als onze commissie besluit om zelf een evenement te gaan organiseren, voor KWF, mogen we dan de giften van bedrijven en sponsorbedragen meenemen?

Om de geldstromen zo zuiver en transparant mogelijk te houden kunnen jullie geen giften/sponsoring doorzetten naar een ander evenement dat jullie zelf organiseren buiten KWF, ook al komt de opbrengst uiteindelijk wel ten goede aan KWF. Wij adviseren om jullie sponsors en bedrijven te informeren over het stopzetten van de Samenloop en erbij te vermelden dat zij op verzoek het geschonken gedrag terug kunnen vragen. Deze zullen jullie dan moeten terugbetalen. Zij kunnen er daarna natuurlijk voor kiezen om de gift vervolgens naar een ander bankrekeningnummer over te maken als jullie als commissie een eigen evenement organiseren.

Als onze commissie besluit om zelf een evenement te gaan organiseren, voor KWF, mogen we dan de Samenloop bankrekening aanhouden?

Nee, de Samenloop bankrekening wordt opgeheven. Dit is onderdeel van de afwikkeling van Samenloop. Je relatiemanager neemt jullie hierin aan de hand.

 

Administratief

Wat gebeurt er met de gegevens van onze deelnemers?

Bij het inschrijven hebben de deelnemers toestemming gegeven aan KWF om hun persoonsgegevens te verwerken. Die toestemming blijft van kracht. Voor meer informatie over hoe KWF omgaat met persoonsgegevens, kijk op kwf.nl/privacy.

Mogen wij de gegevens uit de registratietool houden zodat we deze mensen kunnen uitnodigen voor een toekomstig evenement?

Helaas niet. Bij het inschrijven hebben de deelnemers toestemming gegeven aan KWF om hun persoonsgegevens te verwerken. Op basis van privacywetgeving mogen wij die gegevens niet verder delen met anderen.

We begrijpen echter dat je deze mensen graag wilt informeren over een toekomstig evenement. Neem contact op met je relatiemanager, dan denken we graag met je mee over de mogelijkheden die er zijn binnen de privacywetgeving.

Tot wanneer hebben we toegang tot de website Samenloopvoorhoop.nl?

De website samenloopvoorhoop.nl gaat per 1 juli offline.

Tot wanneer hebben we toegang tot de Kennisbank (help.samenloopvoorhoop.nl)?

De Kennisbank blijft in ieder geval tot en met 31 december 2021 online.

Tot wanneer hebben we toegang tot de Office 365 omgeving (mailbox)?

De Office 365 omgeving (mailbox plaatsnaam@samenloopvoorhoop.nl) gaat per 1 juli offline. Heb je documenten, e-mails of andere bestanden die je bewaard moeten blijven, zorg er dan voor dat je deze voor 1 juli ergens anders hebt opgeslagen.

Tot wanneer blijft de actiesite acties.samenloopvoorhoop.nl online?

Deze actiesite gaat per 1 juli offline. Tot die tijd kun je nog donaties ontvangen en inloggen op je actiepagina. Daar zijn we ontzettend blij mee, want alle opbrengsten dragen bij aan een beter leven met en na kanker.

Wil je ook na 1 juli je huidige actie voortzetten? Laat het ons dan weten via samenloop@kwf.nl. Kort voordat je actie offline gaat sturen we actievoerders nog een e-mail om hen hieraan te helpen herinneren.

Tot wanneer blijft de actiesite Samenloopinactie.nl online?

Deze actiesite gaat per 1 juli offline. Tot die tijd kun je nog donaties ontvangen en inloggen op je actiepagina. Daar zijn we ontzettend blij mee, want alle opbrengsten dragen bij aan een beter leven met en na kanker.

Wil je ook na 1 juli je huidige actie voortzetten? Laat het ons dan weten via samenloop@kwf.nl. Kort voordat je actie offline gaat sturen we actievoerders nog een e-mail om hen hieraan te helpen herinneren.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)