Wat kan de commissie met de online registratietool?

versie 30 juni 2020

Elke SamenLoop voor Hoop krijgt een eigen lokale SamenLoop-website op de algemene website samenloopvoorhoop.nl. De online registratietool is onderdeel van je lokale website. Teamcaptains, teamleden, individuele deelnemers, survivors, vrijwilligers en kinderen kunnen zich via deze tool registreren. Voor teamcaptains, teamleden en individuele deelnemers behoeft deze dit geen opvolging, maar de survivors en vrijwilligers verwachten dat de commissie contact met ze opneemt. De voorzitter, commissieleden teamwerving en penningmeester hebben toegang tot de registratietool middels één en dezelfde login.

Inloggen

  1. Ga naar www.samenloopvoorhoop.nl
  2. Klik rechtsboven naast het zoekveld op de knop Inloggen.
  3. De login (gebruikersnaam en wachtwoord) hebben jullie van KWF gekregen.

Overzichtspagina

Op de overzichtspagina vind je een overzicht van alle aanmeldingen en opbrengsten. De geel aangegeven velden in het screenshot hieronder zijn klikbaar.

Pijltoets (klikbaar) ; hier vind je een overzicht van alle aanmeldingen

Aantal Teams (klikbaar); hier zie je de teamnummers, teamnamen en hun opbrengst op het actieplatform

Aantal Deelnemers (klikbaar); hier zie je het deelnemers aantal, (groep)teamcaptains en (groep)teamleden

  • Actieve deelnemers, zijn deelnemers ((groep)teamcaptains en (groep)teamleden) die meedoen aan de SamenLoop
  • Inactieve deelnemers, zijn deelnemers ((groep)teamcaptains en (groep)teamleden) die niet meer meedoen aan de SamenLoop. Het inschrijfgeld telt mee als donatie voor KWF en is niet teruggestort aan de deelnemer.

Aantal KinderLoop; deelnemers en de opbrengst van hun inschrijvingen

Opbrengst (klikbaar); van het actieplatform

Totaalbedrag; hier zie je de totale online opbrengst van jouw SamenLoop

Overzicht aanmeldingen

Klik op de paarse pijl op de overzichtspagina om naar alle aanmeldingen te gaan.

Zoek op naam: Je kunt hier zoeken op voor- of achternaam of een deel van de naam.

Filter op team: Alle teams die zich hebben aangemeld, vind je in dit zoekvenster. Zo heb je in één oogopslag een overzicht per team met betrekking tot de deelnemers in dit team. Je hebt de volgende teams:

  • Commissieleden; hier vind je alle commissieleden
  • Vrijwilligers; hier vind je alle vrijwilligers
  • Survivors; hier vind je alle survivors die niet in een team zitten
  • Team 0: Individueel; hier vind je deelnemers die nog geen team hebben
  • Team 1 t/m ....: hier vind je alle deelnemers per team
  • KinderLoop; hier vind je alle KinderLoop deelnemers en ouders

Filter op type aanmelding: Je kunt filteren op survivor, teamcaptains, teamleden, vrijwilligers, commissieleden, KinderLoop deelnemers en ouders, groupcaptains, groupleden en groupadmin. Als een groep is aangemeld, betekend dit dat de groupadmin het team heeft ingeschreven en heeft betaald voor alle deelnemers. Meer informatie over een groepsinschrijving vind je hier.

Verplaatsen naar: hiermee kun je deelnemers en survivors verplaatsen naar een ander team

Inactief maken: met deze button kun je personen inactief zetten

Exporteren: Exporteer de teamnamen, voornamen en typeaanmelding naar excel

Gegevens inzien en wijzigen

  1. Klik op de naam van de persoon. Er verschijnt er een venster met alle gegevens van deze deelnemer.
  2. Klik rechtsboven op wijzigen
  3. Wijzig de gegevens en klik onderin op 'wijzigingen opslaan'
  4. De gegevens zijn aangepast en je komt weer terecht op de overzichtspagina.

Deelnemer of survivor verplaatsen

Je kunt deelnemers en survivors verplaatsen tussen de verschillende teams. Kinderen kunnen alleen verplaatst worden naar een andere KinderLoop. Vrijwilligers en commissieleden kunnen niet verplaatst worden.

  1. Vink links de deelnemer(s) aan, die je wil verplaatsen naar een ander team.
  2. Klik op de knop 'verplaatsen' naar en kies het juiste team.
  3. De deelnemer(s) wordt nu automatisch in het gekozen team geplaatst. Je krijgt de melding ‘Het is gelukt’ en je ziet de deelnemer niet meer in het eerdere team staan.
  4. Je kan de geselecteerde deelnemers maar naar één team verplaatsen. Als je deelnemers naar verschillende teams wilt verplaatsen, dien je dit in aparte selecties te doen.

Inactief/actief maken of verwijderen

Wanneer maak je iemand inactief: als deze persoon niet meer meedoet met de SamenLoop, maar het inschrijfgeld wel in de opbrengst meegeteld moet worden. De deelnemer heeft zijn/haar inschrijfgeld niet terug gehad, deze wordt gezien als een gift aan de SamenLoop.

  1. Selecteer de persoon(en)
  2. Klik op 'inactief maken'
  3. Je krijgt na het klikken op de ‘Inactief maken’ knop de vraag of je het zeker weet en bij bevestigen wederom de melding ‘Het is gelukt’, klik vervolgens op 'Vernieuw de pagina'.

Wanneer verwijder je iemand: als deze persoon niet meer meedoet met de SamenLoop en geen inschrijfgeld heeft betaald óf het inschrijfgeld heeft teruggestort gekregen via de Penningmeester van de SamenLoop. Als je een deelnemer verwijdert, wordt het inschrijfgeld niet meer opgeteld bij het totaalbedrag van de SamenLoop en zijn de gegevens niet meer terug te halen.

  1. Selecteer de persoon(en)
  2. Klik op 'verwijderen'
  3. Heeft u het inschrijfgeld terugbetaald aan deze deelnemer? Klik Ja. Als het inschrijfgeld niet is terugbetaald, klik op nee en maak de persoon inactief (zie instructies hierboven)
  4. Klik vervolgens nogmaals op Ja om de verwijdering te bevestigen. Als personen verwijderd zijn, kan dit niet meer ongedaan gemaakt worden.

Team verwijderen

  1. Om een team te verwijderen, dien je eerst op het team te filteren.
  1. Een team kan alleen verwijderd worden wanneer er geen deelnemers in het team zitten.
  • Maak de deelnemers die hun inschrijfgeld niet hebben terug gehad inactief en verplaats ze naar team 0: individueel. Inactieve deelnemers doen niet mee met de SamenLoop, maar het inschrijfgeld moet wel in de opbrengst meegeteld worden.
  • Verwijder de deelnemers die hun inschrijfgeld hebben terug gehad van de Penningmeester. Als personen verwijderd zijn, kan dit niet meer ongedaan gemaakt worden. Het inschrijfgeld wordt niet meer meegeteld in de opbrengst.
  1. Als het team leeg is, verschijnt rechts de knop 'Verwijder team'. Klik hier op en bevestig de keuze door op Ja te klikken.

Als je een team verwijderd hebt, kan dit niet meer ongedaan gemaakt worden. Het teamnummer zal niet meer worden opgevuld.

Exporteren

Als je ingelogd bent als commissie kan je een Excel-lijst exporteren van alle deelnemers van jouw SamenLoop. In deze export vind je de deelnemers, vrijwilligers, kinderen etc met naam, eventueel team en t-shirtmaat.

Als je op de ‘Exporteer deelnemers’ klikt, wordt er een Excel-lijst gegenereerd door het systeem. Je kunt de lijst openen of opslaan.

E-mail versturen naar deelnemers

Aangezien het vanwege de AVG niet toegestaan is om lijsten met e-mailadressen bij te houden, kun je rechtstreeks vanuit de registratietool een mail versturen naar een groep deelnemers, team captains, een bepaald team, vrijwilligers, survivors etc.

Lees hier meer over het gebruik van deze e-mail tool.

Teamoverzicht op homepagina

Op de homepage www.samenloopvoorhoop.nl/plaatsnaam, vind je een overzicht van het aantal aanmeldingen

Teams: Dit is het totaal aantal teams dat er is aangemeld

Deelnemers: Dit is het aantal actieve deelnemers (teamleden, teamcaptains, groupcaptains en groupleden)

Survivors: Dit is het aantal actieve survivors

KinderLoop: Dit is het aantal actieve KinderLoop deelnemers

Teamoverzicht: Hier vind je de teamnamen + het aantal actieve deelnemers (teamleden, teamcaptains, groupcaptains en groupleden)

Overzicht opbrengsten actiepagina's

Klik op de totaalopbrengst (in het voorbeeld hieronder op ‘€ 14.028’) om naar het overzicht van opbrengsten van de actiepagina’s te gaan.

Opbrengst verplaatsen/koppelen aan een team

Bovenaan staan alle actiepagina’s die niet automatisch gekoppeld zijn aan een deelnemer die geregistreerd staat in de registratietool. Deze koppeling wordt gemaakt op overeenkomst van e-mailadres en geboortedatum.

1 ) Het kan zijn dat de actiepagina wel bij een team hoort. Dan is het raadzaam om deze handmatig te koppelen zodat de actieopbrengsten bij het juiste team opgeteld worden. Als je de actiepagina selecteert (links aanvinkt), kun je door te klikken op de knop 'Opbrengst koppelen' het juiste team kiezen.

2) Het kan ook zijn dat iemand wel een actiepagina heeft aangemaakt, maar niet deelneemt aan de SamenLoop. Er is dan geen koppeling met een team gemaakt. Bijvoorbeeld: Bassischool De Optimist loopt niet mee met de SamenLoop maar zij houden wel een actie. Deze actiepagina’s mogen als 'niet gekoppeld aan een team' blijven staan.

Opbrengsten per actiepagina exporteren

Je kunt een Excel-lijst genereren met alle actieopbrengsten per team. Filter op 1 willekeurig team en klik op Exporteer deelnemers.

Overzicht totaal opbrengst SamenLoop en per team

Door op ‘TEAMS’ te klikken kom je op het overzicht met de totaalopbrengsten van het actieplatform per team.

Teamnummer 0: dit zijn de actiepagina’s die niet gekoppeld konden worden aan een deelnemer die geregistreerd staat in de registratietool òf actiepagina's van individuele lopers.

Onder 'Opbrengst' zie de totaalopbrengst van alle actiepagina's die aan dàt team gekoppeld zijn.

Uitloggen

Als je klaar bent met je sessie als commissie, kan je uitloggen door te klikken op de ‘Uitloggen’ knop rechtsboven in de pagina.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)