Wat kan de commissie met de online registratietool?

Elke SamenLoop voor Hoop krijgt een eigen lokale SamenLoop-website op de algemene website samenloopvoorhoop.nl. De online registratietool is onderdeel van je lokale website. Teamcaptains, teamleden, individuele deelnemers, survivors, vrijwilligers en kinderen kunnen zich via deze tool registreren. Voor teamcaptains, teamleden en individuele deelnemers behoeft deze dit geen opvolging, maar de survivors en vrijwilligers verwachten dat de commissie contact met ze opneemt. De voorzitter, commissieleden teamwerving en penningmeester hebben toegang tot de registratietool middels 1 en dezelfde login.

Inloggen

Als je naar www.samenloopvoorhoop.nl gaat kom je op de homepage van SamenLoop. Klik rechtsboven naast het zoekveld op de knop Inloggen.

De login (gebruikersnaam en wachtwoord) hebben jullie van KWF gekregen nadat de contracten voor je SamenLoop getekend en ontvangen zijn en de lokale pagina voor je SamenLoop geactiveerd is. Vul deze in. Als je vervolgens op de knop ‘Inloggen’ klikt, kom je bij het overzicht van je SamenLoop. Alle geel gearceerde onderdelen zijn aanklikbaar.

  1. Aantal Teams; hier zie je de teamnummers, teamnamen en hun opbrengst op het actieplatform
  2. Aantal Deelnemers; hier zie je de deelnemers en kun je ze verplaatsen tussen de teams
  3. Aantal KinderLoop deelnemers en de opbrengst van hun inschrijvingen
  4. Opbrengst van het actieplatform
  5. Totaalbedrag; hier zie je de totale online opbrengst van jouw SamenLoop

Overzicht deelnemers

Door op ‘[...] deelnemers’ te klikken kom je op de overzichtspagina van de teams en deelnemers die zijn aangemeld.

Deelnemers verplaatsen

Als je deelnemers selecteert (links aanvinkt) in je deelnemersoverzicht, kan je verschillende dingen doen. Een daarvan is deelnemers verplaatsen naar een ander team. Je kan dit voor meerdere deelnemers tegelijk doen. Zodra je een deelnemer of meerdere deelnemers geselecteerd hebt, licht de knop ‘Verplaatsen naar’ op.

Als je op de knop ‘Verplaatsen naar’ klikt, verschijnen alle teams. Je kunt dan op het team klikken waar je de deelnemer(s) naar wilt verplaatsen. De deelnemer(s) wordt nu automatisch in het gekozen team geplaatst. Je krijgt de melding ‘Het is gelukt’ en je ziet de deelnemer niet meer in het eerdere team staan. Je kan de geselecteerde deelnemers maar naar één team verplaatsen. Als je deelnemers naar verschillende teams wilt verplaatsen, dien je dit in aparte selecties te doen.

Inactief en actief maken van teamleden

Als je deelnemers selecteert, kan je ze op inactief zetten door middel van de knop ‘Inactief maken’. Dit kan nodig zijn als iemand uitvalt voorafgaand aan de SamenLoop of besluit om niet mee te doen.

Je krijgt na het klikken op de ‘Inactief maken’ knop de vraag of je het zeker weet en bij bevestigen wederom de melding ‘Het is gelukt’, klik vervolgens op 'Vernieuw de pagina'. Hierna zie je dat Emmy van Mierlo (in voorbeeld) lichter grijs is en er 'inactief' achter staat.

Om Emmy vervolgens weer actief te maken, selecteer je deze deelnemer weer en klikt op de ‘Actief maken’ knop. Dit is dezelfde knop als de ‘Inactief maken’ knop, maar er verschijnt ‘Actief maken’ als je inactieve deelnemers selecteert. Na het bevestigen zie je dat Emmy weer donkerder grijs en dus actief is. Ook staan de teamcaptains die hun account nog niet hebben geactiveerd (via de mail) op inactief. LET OP: Deze dienen ze zelf te activeren! Zet deze teamcaptains dus niet handmatig op actief.

Zoek op naam en filter op team

Voor commissies is het ook mogelijk om deelnemers te zoeken op naam door middel van een filter. Je kunt hier zoeken op voor- of achternaam of een deel van de naam.

Naast het zoeken op naam kan je ook filteren op team. Alle teams die zich hebben aangemeld, vind je in dit zoekvenster. Zo heb je in een oogopslag een overzicht per team met betrekking tot de deelnemers in dit team.

Filter op Sign Up As

Je kunt ook filteren op de aard van de inschrijving.

Captain= teamcaptain

Individual= losse loper (niet gekoppeld aan een team)

Survivor

TeamMember= teamlid

Volunteer= vrijwilliger

Team verwijderen

Om een team te verwijderen, dien je eerst op het team te filteren.

Na het filteren krijg je een overzicht van het team. Een team kan alleen verwijderd worden wanneer er geen deelnemers in het team zitten. Mochten er toch deelnemers in het team zitten, moeten deze eerst worden verplaatst naar een ander team. Helemaal rechts komt de knop 'Verwijder team' tevoorschijn (mits het team geen deelnemers bevat).

Gegevens van deelnemers wijzigen

Het kan zijn dat iemand een tikfout heeft gemaakt of iets vergeten is in te vullen tijdens het aanmelden. Commissies kunnen de gegevens van deelnemers wijzigen. Zoek de desbetreffende deelnemer op in het overzicht. Klik vervolgens op de naam van de deelnemer. Dan verschijnt er een venster met alle gegevens van deze deelnemer.

Klik op het knopje rechtsboven ‘wijzigen’. Wijzig vervolgens de gegevens en klik op ‘wijzigingen opslaan’. De gegevens zijn aangepast en je komt weer terecht op de overzichtspagina.

Exporteren

Als je ingelogd bent als commissie kan je een Excel-lijst exporteren van alle deelnemers van jouw SamenLoop. In deze export vind je de deelnemers, vrijwilligers, kinderen etc met naam, eventueel team en t-shirtmaat.

Als je op de ‘Exporteer deelnemers’ klikt, wordt er een Excel-lijst gegenereerd door het systeem. Je kunt de lijst openen of opslaan.

E-mail versturen naar deelnemers

Aangezien het vanwege de AVG niet toegestaan is om lijsten met e-mailadressen bij te houden, kun je rechtstreeks vanuit de registratietool een mail versturen naar een groep deelnemers, team captains, een bepaald team, vrijwilligers, survivors etc.

Lees hier meer over het gebruik van deze e-mail tool.

Overzicht opbrengsten actiepagina's

Klik op de totaal opbrengst (in het voorbeeld hieronder op ‘€ 14.028’) om naar het overzicht van opbrengsten van de actiepagina’s te gaan.

Opbrengst verplaatsten/koppelen aan een team

Bovenaan staan alle actiepagina’s die niet automatisch gekoppeld is aan een deelnemer die geregistreerd staat in de registratietool. Deze koppeling wordt gemaakt op overeenkomst van e-mailadres en geboortedatum.

1 ) Het kan zijn dat de actiepagina wel bij een team hoort. Dan is het raadzaam om deze handmatig te koppelen zodat de actieopbrengsten bij het juiste team opgeteld worden. Als je de actiepagina selecteert (links aanvinkt), kun je door te klikken op de knop 'Opbrengst koppelen' het juiste team kiezen.

2) Het kan ook zijn dat iemand wel een actiepagina heeft aangemaakt, maar niet deelneemt aan de SamenLoop, er is dan geen koppeling met een team gemaakt. Bijvoorbeeld: Bassischool De Optimist, loopt niet mee met de SamenLoop maar zij houden wel een actie. Deze actiepagina’s mogen als 'niet gekoppeld aan een team' blijven staan.

Opbrengsten per actiepagina exporteren

Je kunt een Excel-lijst genereren met alle actieopbrengsten per team. Filter op 1 willekeurig team en klik op Exporteer deelnemers.

Overzicht totaal opbrengst SamenLoop en per team

Door op ‘TEAMS’ te klikken kom je op het overzicht met de totaalopbrengsten van het actieplatform per team.

Teamnummer 0: dit zijn de actiepagina’s die niet gekoppeld konden worden aan een deelnemer die geregistreerd staat in de registratietool òf actiepagina's van individuele lopers.

Onder 'Opbrengst' zie de totaalopbrengst van alle actiepagina's die aan dàt team gekoppeld zijn.

Uitloggen

Als je klaar bent met je sessie als commissie, kan je uitloggen door te klikken op de ‘Uitloggen’ knop rechtsboven in de pagina.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs