Financiële richtlijnen

Financiële richtlijnen

Transparantie 

De administratie moet in eBoekhouden worden gevoerd. Logins worden door KWF verstrekt.  De Financieel Expert en de Voorzitter krijgen alleen-lezen rechten. Jij bent als Penningmeester verantwoordelijk voor de administratie en de enige die mutaties mag toebrengen.

Opbrengst per deelnemer

Als kengetal geven we jullie een bedrag mee van €125 gemiddeld per deelnemer, inclusief inschrijfgeld en actieplatform. Dit wordt als volgt berekend: totaal bruto opbrengst, gedeeld door het aantal deelnemers. Ook als de commissie activiteiten organiseert om geld in te zamelen (veilig, gala, benefietdiner, loterij) worden deze in het kengetal meegerekend maar het enthousiast maken van de deelnemers om zelf acties te doen blijft natuurlijk het mooiste.

Kosten

Het is natuurlijk ideaal als er nul kosten gemaakt worden wanneer alles belangeloos beschikbaar is gesteld. Maar het gemiddelde kostenpercentage is 12% en wij streven naar maximaal 10%.

Voorwaarden omgaan met geld

Hanteer het 4-ogenprincipe

Dit houdt in dat bij alle handelingen met contant geld altijd minimaal 2 personen aanwezig zijn. Deze 2 personen mogen geen familierelatie hebben en geen huisgenoot zijn. Laat beide personen aftekenen op een telbriefje. Zo werk je controleerbaar. Mocht op een later moment twijfel ontstaan, dan kun je altijd teruggrijpen op het telbriefje. 

Houd een goede administratie bij

Omdat we transparant willen en moeten zijn leggen we contractueel met je vast dat je de administratie goed moet bijhouden in eBoekhouden. Alle inkomsten en uitgaven moeten onderbouwd zijn met facturen, bonnen, kostennota’s, bankafschriften of kwitanties. De relevante documenten bewaar je geordend. De wettelijke bewaartermijn is 7 jaar.

Samenloop bankrekening

Het gebruik van privébankrekeningen is niet toegestaan. Voor elke Samenloop opent KWF een Rabobankrekening. Gebruik deze voor alle financiële transacties en stortingen omtrent de Samenloop.

Belangenverstrengeling

Scheid de verschillende functies binnen de commissie zo veel mogelijk. Zo voorkom je de schijn van belangenverstrengeling. Laat facturen en declaraties bijvoorbeeld goedkeuren door de Voorzitter, waarna de Penningmeester de factuur betaalt. 

Goed om te weten 

  • KWF-medewerkers bemoeien zich niet met (contante) geldstromen. Deze zijn de volledige verantwoordelijkheid van de Samenloop-commissie.
  • De Financieel Expert heeft geen tekenbevoegdheid met betrekking tot financiële handelingen bij de Samenloop en beheert geen rekeningen. 


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)