Sponsoring, de aanpak

Je houdt je bezig met de sponsoring voor jullie SamenLoop voor Hoop. Een belangrijke taak! Want dankzij jou kunnen we nog meer geld ophalen voor onderzoek naar kanker. Met behulp van sponsors in het bedrijfsleven die financieel of in natura helpen houd jij de kosten laag. We helpen je daar graag bij aan de hand van de volgende stappen.

 

Stap 1: Sponsorplan

Stel een sponsorplan vast. Wat heb je nodig en wat stelt je jezelf ten doel aan geld, spullen en diensten?

 

Stap 2: Breng potentiële sponsors in kaart

Begin op tijd met het zoeken van sponsors. Vaak hanteren bedrijven een termijn van minimaal vier weken om te reageren op een sponsorverzoek. Door je aanvraag op tijd te versturen wek je vertrouwen en geef je potentiële sponsors de tijd om even na te denken. 

1.   Contacten van de commissieleden

Maak gebruik van je eigen netwerk en breng het netwerk van de commissieleden in kaart. Ook jullie vrienden, familie, kennissen of collega’s kennen wellicht een sponsor of kunnen vanuit hun werk iets sponsoren. 

2.   Sponsors die betrokken waren bij de vorige editie van de SamenLoop

Welke bedrijven waren betrokken bij een vorige SamenLoop in de regio? En op welke manier hebben ze bijgedragen? Neem eventueel contact op met de andere SamenLoop-commissies. De contactgegevens kun je opvragen via jouw KWF-contactpersoon. 

3.   Denk na over welke bedrijven zouden passen bij de SamenLoop

Heb je een podium nodig? Lichten of techniek? De kans is groot dat er in de buurt een ondernemer is die dit voor je kan regelen. Denk dus na over wat je nodig hebt of gebruik de wensenlijst en bedenk wie daarvoor benaderd zou kunnen worden.

4.   Wees zichtbaar tijdens netwerkmomenten

Het is belangrijk om jouw SamenLoop te vertegenwoordigen bij netwerkmomenten. Dit kan een informatiebijeenkomst, lokale borrel, netwerkevenement, congres of sportavond zijn. Op deze evenementen vind je vaak veel ondernemers die misschien iets voor jouw SamenLoop kunnen betekenen.  

5.   Ga online!

Bijna elk bedrijf is online actief. Je kunt via Google zoeken naar potentiële sponsors door relevante zoektermen te gebruiken. Maar ook Social Media is een goede manier om veel mensen te bereiken. Bespreek dit met het commissielid Communicatie & PR. 

6.  Maak een sponsorpagina op je website

Het is handig om een aparte sponsorpagina aan te maken op je SamenLoop website. Zo ben je online makkelijk vindbaar en kun je potentiële sponsors verwijzen naar deze pagina. Ook kun je de al geworven sponsors aandacht geven op deze pagina met bijvoorbeeld een logo. 

  • Wat mag er niet ontbreken op je sponsorpagina?
  • Wat is SamenLoop voor Hoop en wat zijn jullie drijfveren?
  • Waarom zijn jullie op zoek naar sponsors?
  • Naar wat voor soort sponsoring zijn jullie op zoek (geld, materialen of kennis)?
  • Wat kun je voor de potentiële sponsor betekenen (sponsorpakket)?

 

Stap 3: Sponsors benaderen

Neem contact op met potentiële sponsors. Is er een ingang? Maak daar dankbaar gebruik van.

  • Bel en stuur informatie op (een voorbeeldbrief vind je hier).
  • Maak een afspraak.
  • Bereid je voor. Zorg dat je helder en kort kunt uitleggen wat SamenLoop voor Hoop is. Bedenk wat je wilt vragen  van het bedrijf. Vertel de sponsor over het bereik van de SamenLoop.
  • Benadruk het gemeenschappelijk belang.Met een bijdrage aan een SamenLoop vergroot een ondernemer op een sympathieke manier de naamsbekendheid in de regio. Ook is een SamenLoop een kans om in contact te komen met nieuwe en bestaande relaties. Bovendien steunt het bedrijf KWF Kankerbestrijding en is het maatschappelijk betrokken.
  • Vertel wat je de sponsor kunt bieden. Wat is de tegenprestatie?
  • Vertel ze over het fiscaal aantrekkelijke ‘stappenplan’ voor bedrijven. Daar lees je verderop meer over.
  • Onderhoud contact met sponsors (nieuwsbrieven, bijeenkomsten).
  • Bedank de sponsor na de SamenLoop op een passende, persoonlijke manier.

 

Do’s bij sponsor benadering

In je zoektocht naar sponsors is het belangrijk om sponsors kennis te laten maken met jouw sponsoraanbod. Verwijs in je communicatie daarom naar jouw sponsorpagina met het sponsoraanbod. Beschrijf ook duidelijk in welke regio en voor welke doelgroep jouw SamenLoop bedoeld is. Hoe specifieker jouw communicatie, hoe groter de kans dat het bericht bij het juiste bedrijf terechtkomt. Maak gebruik van goede foto’s die voldoen aan de eisen van de AVG. Zorg voor foto’s waar veel publiek te zien is zodat de sponsor begrijpt dat het evenement een groot publiek trekt.

 

Don’ts bij sponsor benadering

Bedrijven via social media een publiekelijk bericht sturen, met alleen de vraag of ze willen sponsoren zonder motivering of verwijzing naar je sponsorpagina. Bedrijven nemen dit soort berichten niet serieus. Daarnaast kunnen dergelijke berichten hen in verlegenheid brengen en dat zal de kans op sponsoring alleen maar doen afnemen. Bekijk eerst op de corporate website van de organisatie of zij een sponsorbeleid hebben en wat de procedure is voor het indienen van een sponsorverzoek.  

 

Een goede sponsorbrief

Hier vind je een mooie voorbeeldbrief die je naar een sponsor zou kunnen sturen. De belangrijkste onderwerpen die in een goede sponsorbrief moeten zitten zijn:

  • Goede uitleg over KWF Kankerbestrijding en SamenLoop voor Hoop.
  • Waar staan we voor en wat willen we bereiken.
  • Waarom is het sponsoren van de SamenLoop aantrekkelijk voor een sponsor.
  • Wat levert jouw steun op (bijdragen aan terugdringen van kanker, maatschappelijke betrokkenheid, logo op de website, zichtbaarheid op het evenement).

Tip! Stuur de folder uit het stappenplan concept mee met de sponsorbrief!

 

Stap 4: Zorg voor goede sponsordeals

Zorg dat zowel de SamenLoop als de sponsor profijt hebben van de sponsordeal. Maak het potentiële sponsors aantrekkelijk. Bijvoorbeeld met sponsorpakketten waarin je aangeeft wat een bedrijf kan verwachten als tegenprestatie voor de bijdrage. Denk aan een logo op de SamenLoop-website, ons logo op hun product, een banner op het evenement of het presenteren van folders tijdens de SamenLoop. Deze pakketten kun je afstemmen op de wensen en het budget van de verschillende bedrijven in de omgeving. Op deze manier kun je zo veel mogelijk bedrijven aan het evenement binden.

Tips

  • Probeer ook teams te werven bij bedrijven. Als medewerkers een team vormen, zorgt hun werkgever vaak voor sponsoring (via het team). 
  • Hou er rekening mee dat er de eerste twee jaar weinig animo uit het bedrijfsleven is. Als het evenement groter en bekender wordt, neemt de interesse van sponsors toe. 
  • Als de Samenloop-commissie geen enkele tegenprestatie levert, ziet de Belastingdienst de bijdrage als  een schenking of een gift. Giften aan ‘ANBI’s’ mogen bedrijven van de winst aftrekken. De regels daarvoor staan op de website van de Belastingdienst.
  • Ontvangt de sponsor een tegenprestatie? Dan is KWF daarvoor btw verschuldigd over het sponsorbedrag. Noteer dit dus correct in de boekhouding. 
  • Ook sponsoring in natura is mogelijk en lucratief. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld iets van de wensenlijst sponsoren. Als ze het niet zelf beschikbaar kunnen stellen kunnen ze er ook voor kiezen om alleen de kosten voor hun rekening te nemen.

 

Stap 5: Sponsorovereenkomst

Als je een goede sponsor hebt gevonden is het belangrijk om de gemaakte afspraken in een overeenkomst  vast te leggen. Wat mag er niet ontbreken in een sponsorovereenkomst:

  • Wie is de betrokken partij.
  • Wat zijn de prestaties van de sponsor.
  • Wat zijn de tegenprestaties van de SamenLoop voor Hoop.
  • Wat is de duur van de overeenkomst.
  • Wat is de uitvoering van de overeenkomst.
  • Wat gebeurt er als de sponsorovereenkomst tussentijds wordt beëindigd.
  • De overeenkomst moet altijd in tweevoud getekend worden.

In handige documenten vind je een voorbeeld van een goede sponsorovereenkomst.

  

Stap 6: Behoud sponsors

Zodra een sponsor heeft toegezegd is het belangrijk om de relatie met de sponsor goed te onderhouden. Hiermee behoud je sponsoren wellicht voor de volgende SamenLoop voor Hoop in jouw regio. Tips:

  • Kom altijd alle afspraken na; registreer dus goed wat je met de sponsor hebt afgesproken.
  • Onderhoud het contact met de sponsor; houd ze op de hoogte van de ontwikkelingen rondom de SamenLoop voor Hoop.
  • Ontwikkel een aparte SamenLoop sponsor-nieuwsbrief.
  • Zorg voor netwerkmogelijkheden tussen de sponsors.
  • Bedank de sponsors met een mooie bedankbrief.
  • Organiseer na afloop een klein evenement met alle sponsors om ze te bedanken en hen de gelegenheid te geven met elkaar te kunnen netwerken.

Stap 7: Het stappenplan concept

Maak gebruik van het stappenplan concept. Een leuke manier om sponsoren te werven en in het zonnetje te zetten. 

Het concept

Biedt bedrijven tegen fiscaal gunstige voorwaarden een ‘BEDRIJFSSTAP tegen kanker’ aan. Bedrijven kunnen zo hun maatschappelijke betrokkenheid laten zien. Over het sponsorbedrag hoeft geen btw te worden betaald.

De prijzen van de ‘BEDRIJFSSTAPPEN tegen kanker’ kunnen per commissie worden vastgesteld. Het is goed om van tevoren in te schatten wat haalbaar is in verhouding tot het aantal plaatselijke of regionale bedrijven dat benaderd kan worden. Wij adviseren wel om in elk geval de € 50,- en € 100,- variant te gebruiken. Dit zijn mooie, betaalbare en goed te verkopen bedragen.

Geïnteresseerde bedrijven vullen een formulier in waarmee ze toezeggen het totaalbedrag over te maken op het bankrekeningnummer van de SamenLoop en een logo in hoge resolutie te sturen aan het commissielid Communicatie & PR. Als het sponsorbedrag binnen is, zal het logo op de SamenLoop-website worden geplaatst.

Tijdens het evenement zal er bovendien een speciale stappenloper uitgerold worden met stickers in de vorm van een voetstap met daarop de logo’s van de deelnemende bedrijven.

De voetstappen vind je hier: pdf-links, pdf-rechts en ai-links en ai-rechts. Deze kun je vullen met de bedrijfslogo's en vervolgens laten drukken.

Hoe zet je een sponsor op de SamenLoop website?

Zodra je een sponsor geworven hebt wil je die natuurlijk graag zichtbaarheid geven op je SamenLoop website. Maar hoe plaats je het logo van de sponsor op de SamenLoop website? Via de knop _Sponsors in het CMS van de website kun je eenvoudig het logo van de sponsor toevoegen. 

Stap 1. Klik op _Sponsors

Stap 2: Laat de cursor boven _Sponsors zweven en klik op de drie puntjes.

Stap 3: Kies in het menu dat verschijnt voor nieuw.

Stap 4: Vul in het scherm dat verschijnt de naam van de sponsor in, upload het logo en voeg de URL van de sponsor toe.

Stap 5: Klik op opslaanen publiceren.

Regels voor samenwerken met bedrijven

Past een organisatie niet bij de missie van KWF Kankerbestrijding? Dan werkt een SamenLoop voor Hoop er niet mee samen. De richtlijnen op een rij. 

 SamenLoop voor Hoop werkt niet samen met:

  • Bedrijven die door hun product een tegenstrijdig belang hebben met dat van KWF Kankerbestrijding of die worden geassocieerd met het veroorzaken of bevorderen van kanker. Bijvoorbeeld tabak, alcohol, tattoo, asbest, gevaarlijke chemische stoffen.
  • Bedrijven met een negatief of beschadigd imago.
  • Bedrijven die afbreuk doen aan het KWF-merk door hun merk- en communicatiestrategie.
  • Bedrijven die handelen in strijd met wetten en voorschriften. 
  • Bedrijven die handelen in strijd met algemeen maatschappelijke normen en waarden.
  • Bedrijven met ongezonde producten, zoals cola, chips, chocolade. En bedrijven met producten die niet per definitie ongezond zijn, maar die mogelijk wel een ongezond imago hebben, zoals pizza.
  • Labels, merken en onderdelen van bedrijven die onder een van bovenstaande criteria vallen.

KWF Kankerbestrijding blijft onder alle omstandigheden onafhankelijk. Maak dus geen exclusiviteitsafspraken. 

Sponsornaam komt achter evenementnaam

De naam van de sponsor komt altijd achter de naam van het evenement:

  • SamenLoop voor Hoop, gepresenteerd door bedrijf X.
  • SamenLoop voor Hoop, gesponsord door bedrijf X.

Tip!

Ga niet in zee met externe advertentieverkopers, zoals tijdschriften of mensen die led-schermen aanbieden. Dit leidt vaak tot verwarrende, onprettige situaties.

LED-schermen tijdens de SamenLoop

Zoals jullie misschien gemerkt hebben is er een organisatie actief die LED schermen verkoopt aan sportevenementen. Een aantal SamenLopen is al een samenwerking met hen aangegaan. Zij werken onder de naam VidiLed en Sporten Verbindt. 

De werkwijze van deze organisatie is als volgt: op locaties waar behoefte is aan een scherm, proberen zij voldoende MKB’ers te benaderen om te sponsoren. Voor de SamenLoop is dit dan gratis, maar uiteraard worden er wel kosten gemaakt. Deze worden gedekt door de verkoop van advertenties, die vertoond worden op het scherm. Een deel van de informatie op het scherm kan gevuld worden door de SamenLoop en een deel door de LED-organisatie. Dit is ook het punt waar KWF terughoudend over is. Het kan voor veel verwarring en overvraging zorgen wanneer de commissie lokaal sponsoren werft én een externe organisatie vervolgens ook advertenties probeert te verkopen aan dezelfde groep. Daarnaast is er een onduidelijke scheidslijn tussen het aantal verkochte advertenties en de financiële waarde daarvan. VidiLed geeft aan hierover in overleg te gaan met de huurder, maar deze scheidslijn wordt niet vastgelegd in een contract.

Advies van KWF: laat externe bedrijven geen advertenties verkopen voor de SamenLoop, dit zorgt samen met de activiteiten van de commissie voor een overkill aan geefvragen aan het MKB. Bedrijven hebben uiteraard altijd een commercieel doel en liften op deze manier dus mee op KWF en dat is een onwenselijke situatie. Wil je een Led scherm op de SamenLoop? Neem dit dan op in de sponsoractiviteiten die vanuit de commissie uitgevoerd worden. Op deze manier blijft de regie in handen van de SamenLoop zelf.

 

Vragen?

Neem contact op met jouw KWF-contactpersoon of stuur een mail naar samenloopvoorhoop@kwf.nl.

Veel succes bij de bedrijven!

 

p.s. Vergeet de handige documenten niet nog eens door te nemen.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs