Catering regelen

Dankzij jou kunnen zowel de deelnemers als de toeschouwers met goed gevulde magen van het evenement genieten. Naast voldoende eten en drinken, wil je er natuurlijk ook voor zorgen dat het lekker is! Dan hoeft niemand het terrein af om ergens anders iets te halen.

Voor wie moet er catering geregeld worden:

  • Teams
  • Deelnemers
  • Commissie
  • vrijwilligers
  • Kinderen
  • Survivors

Afhankelijk van hoe groot jouw SamenLoop wordt en hoe groot jouw commissie is, bedenk je op welke manier jij de catering gaat organiseren. In de praktijk bestaan er twee manieren voor het regelen van de catering:

  • Catering door teams
  • Catering door cateraar

Catering door teams

Vaak zijn er een aantal teams die hun marktkramen gebruiken voor het verkopen van drank en voedsel ten goede van de SamenLoop. Zorg ervoor dat je goed weet wat voor eten en/of drinken teams willen gaan verkopen en stuur bij waar nodig. Zo zorg je ervoor dat er genoeg aanbod en variatie is. Het is bijvoorbeeld niet rendabel om vijf teams te hebben die allemaal koeken verkopen.

Houd wel rekening met hygiëne en kwaliteit van het verkoop van voedsel en drinken door de teams.

Catering door cateraars

Hier zorg je ervoor dat alle cateringactiviteiten uitbesteed zijn aan een cateraar. Dit kan bijvoorbeeld als de SamenLoop zich afspeelt in een dorpscentrum met aangelegen horecazaken. Bij deze optie wordt de inkoop, verkoop en faciliteit gedaan door de cateraar(s). SamenLoop heeft een goede handelspositie tegenover een cateraar. Er zijn honderden deelnemers en daar komen bezoekers bij, dus is dat aantrekkelijk voor een cateraar.

Om hier opbrengst uit te halen moet er onderhandeld worden. Het is aan te raden om een marge te vragen per hapje/drankje dat verkocht wordt. Een marge is een percentage van de verkoopprijs wat ten goede komt aan de SamenLoop.

Dus stel een drankje kost €2,- en je hebt een marge van 30% afgesproken, komt er per verkocht drankje €0,60 ten goede aan de SamenLoop.

Een vast bedrag ontvangen van de cateraar is wellicht veiliger, maar je zou er ook een hoop opbrengst mee mis kunnen lopen. Als er voor deze optie wordt gekozen is het dus aan te raden om te onderhandelen met de cateraar.

Maak duidelijke afspraken met de cateraars en leg deze vast.

Mocht je gebruik maken van een cateraar en teams, laat ze dan niet tegen elkaar concurreren. Als er door vrijwilligers of een cateraar friet en hamburgers verkocht worden middels een professionele frietkraam, is het verstandig om teams andere dingen te laten verkopen. Een cateraar kan je altijd inzetten om het eten voor survivors op de SamenLoop te regelen. Zo verwen je de survivors. Ook kun je de cateraar inzetten als toezichthouder op de vrijwilligers, om de kwaliteit te waarborgen.

De combinatie zorgt ervoor dat er een variërend aanbod is aan eten en drinken, kwaliteitsgarantie en naleving van hygiëne regels.

 Goede overeenkomsten

Om misverstanden te voorkomen en duidelijkheid te creëren over de verwachtingen is het belangrijk om met alle cateraars duidelijke afspraken te maken. Dit doe je door zelf een overeenkomst op te stellen waarin zwart op wit staat wat jullie met elkaar afspreken over de opbrengst bijvoorbeeld. Voor eventuele bruikleen van materialen kun je deze overeenkomst gebruiken.

Tips

  • Zorg voor een efficiënte verdeling over het terrein van alle catering gelegenheden
  • Vertel teamcaptains wat ze kunnen verwachten van de catering
  • Restaurants, supermarkten, groothandels zijn vaak bereid om eten en drinken ter beschikking te stellen.
  • Vele handen maken licht werk. Stel subcommissies aan, bijvoorbeeld een ontbijtteam of een lunchteam.
  • Vraag sportclubs, de scouting, de Rotary en vrijwilligerscentrales je te helpen met het bereiden en serveren.
  • Vergeet niet om borden, bestek en bekers te regelen.
  • Vertel de teamcaptains wat ze kunnen verwachten aan catering.
  • Regel een aggregaat als je veel elektrische apparatuur gebruikt.
  • Hou hygiëneregels voor ogen.
  • Als teams iets te eten aanbieden, wijs hen dan ook vriendelijk op goede hygiëne.
  • Alcohol drinken is toegestaan, maar met mate. Herinner de deelnemers en bezoekers hieraan.
  • Maak een overzicht van het eten dat wordt aangeboden in de kraampjes (van de teams). Afstemming is belangrijk zodat er niet overal hetzelfde wordt gemaakt. 
  • Zorg voor genoeg,  gezond en gevarieerd eten en drinken 
  • Zorg voor voldoende drinkwater (sproeiers bij zeer warm weer?)
  • Contant, munten of strippenkaart?

Voorbeeld Catering draaiboek

Tijd

Activiteit

13 juni 10:00u

Opbouw catering en terras door cateraar met behulp van de door de cateraar benodigde vrijwilligers van de organisatie.

13 juni 15:00u

Catering geheel gereed voor evenement, veiligheidsbriefing betreffende geldstroom en ontruiming.

13 juni 16:00u

Start evenement.

14 juni 01:00u

Krimp personele bezetting en uitgifte punten naar enkel catering in de tent de zogenaamde nachtcatering, einde uitgifte alcoholische dranken.

14 juni 07:00u

Klaarmaken en uitserveren van ontbijt aan deelnemers, vrijwilligers en organisatie.

14 juni 09:00u

Catering weer op volle sterkte.

14 juni 12:00u

Hervat uitgifte licht alcoholische dranken, warme maaltijden en snacks.

14 juni 16:00u

Sluiting muntverkoop.

14 juni 17:00u

Sluiting catering.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)