Een succesvolle teamavond

Het is gezellig en ook nog eens reuze nuttig om zo’n drie keer met de teams samen te komen. Maar hoe pak je dat aan? Hier volgen tien handige tips.

1. Planning

Plan de eerste teamavond ongeveer vijf maanden voor de start van de SamenLoop. Zo weet je op tijd hoeveel animo er is en kun je inschattingen maken over hoeveel je nog aan werving wilt doen.

De tweede teamavond zal rond de drie maanden voor de SamenLoop zijn en de derde teamavond ongeveer vijf weken voor de SamenLoop van Hoop. 

2. Doelstelling

Stel een duidelijk doel. Wat wil je bereiken met het evenement? Probeer op basis van die doelstelling vooral te bepalen: Hoeveel mensen moeten er komen? Voor welke sfeer gaan we? Hoeveel teams moeten minimaal aanwezig zijn?

 Het doel per teamavond kan zijn: 

Teamavond 1: Voorlichten & Werving

Teamavond 2: Inspireren & Enthousiasmeren

Teamavond 3: Informeren & Activeren

3. Informatiepakketten samenstellen

Je zorgt ervoor dat teamcaptains en deelnemers precies weten wat er van hen wordt verwacht. Een mailtje plus een informatiepakket kan daarbij helpen. Daarin zitten minimaal:

Teamcaptain: 

Teamleden: 

4. Programma

Elke teamavond heeft een ander thema en programma.

Hieronder staan voorbeelden voor drie opeenvolgende teamavonden.

Eerste teamavond (vijf maanden voor de SamenLoop)

  • Maak gebruik van voorbeeld presentatie 1
  • Laat zien wie de initiatiefnemers zijn en stel de gehele commissie voor aan alle aanwezigen. Op deze manier weten deelnemers vanaf het begin wie ze aan moeten spreken voor vragen.
  • Start het filmpje “Wat is SamenLoop voor Hoop”.
  • Geef uitleg over het actieplatform.
  • Laat een survivor zijn/haar verhaal doen.
  • Geef teams een podium. Waarom doen ze mee? Wat zijn de beweegredenen? 
  • Geef ze ongeveer een minuut om hun verhaal te doen.
  • Sluit de avond af met vragen, het uitdelen van hand-outs en een drankje.

Tweede teamavond (drie maanden voor de SamenLoop)

  • Maak gebruik van voorbeeld presentatie 2
  • Open met een beschrijving van alle ontwikkelingen van de commissie. Wat heeft de commissie al bereikt? (Hoeveel sponsors ingeschreven, locatie al gevonden, etc.).
  • Filmpje dat beleving beschrijft of filmpje over acties.
  • Kijk naar succesvolle ludieke acties van teams die al gaande zijn en laat teams zelf vertellen wat het inhoud en hoe ze het gedaan hebben. Dus roep een paar teams naar voren en laat ze hun kennis en ervaringen delen.
  • Laat via de PowerPointpresentatie voorbeelden van acties zien.
  • Start een grote brainstormsessie met alle teams.
  • Teams bedenken ludieke acties op de avond zelf en schrijven er zoveel mogelijk op. Een commissielid verzamelt na een x aantal minuten brainstormen alle opgeschreven ideeën en maakt daarvan een top vijf. De bedoeling van deze brainstormsessie is dat ieder team zelf een actie heeft bedacht waar ze na de teamavond een actie van kunnen maken op het actieplatform.
  • Probeer na de brainstormsessie een stap terug te doen en herinner iedereen eraan waarvoor ze het doen. Laat bijvoorbeeld het filmpje “Kanker. Waarom is het nog niet opgelost” zien of een van de andere filmpjes waarin onderzoekers wat vertellen.
  • Sta na het filmpje stil bij waarom iedereen er zit en maak daarna de top vijf ideeën van de brainstormsessie bekend.
  • Sluit de avond af met vragen, het uitdelen van hand-outs en een drankje.

(Uit)delen: 

Derde teamavond (vijf weken voor de SamenLoop)

  • Maak gebruik van voorbeeld presentatie 3
  • Open met een beschrijving van alle ontwikkelingen van de commissie. Wat heeft de commissie sinds de vorige keer bereikt?
  • Ga over op praktische info:

-  Tijdsplanning 

-  Parkeermogelijkheden

-  Reglement

-  Veiligheid

-  Tenten & kraam (overnachting?)

-  Betaalmiddelen en afstortpunten/momenten

-  Opruimen van het terrein

- Overige info die van toepassing is op de dag zelf 

  • Start een actieveiling

-  Een actieveiling is een soort veiling waarin de commissie acties presenteert, voor op de SamenLoop, die teams kunnen adopteren. Dit is vooral voor de teams die het moeilijk vinden om een actie te bedenken en uit te voeren. De commissie bedenkt dus acties die ten goede komen aan de SamenLoop en presenteren die tijdens de actieveiling. Daarna wordt er gevraagd welk team de actie graag wilt adopteren. Vervolgens neemt een team de actie aan om uit te voeren.

  • Laat de opbrengsttussenstand zien van het actieplatform, om zo een tipje van de sluier te geven aan alle teams. Maak er een mooi moment van.
  • Deel kaarsenzakken en donatieboxen uit.
  • Sluit deze laatste teamavond feestelijk af, denk aan:

-  Hapje en drankje

-  Spelletje

-  Optreden (bijvoorbeeld singer-songwriter)

5. Sprekerstechnieken

Zorg voor goede sprekers, want goed spreken is niet voor iedereen weggelegd. Wees eerlijk over de competenties van jezelf en je commissieleden. Hier vind je tips.

6. Locatie

De locatie van de teamavond kan een teamavond maken of breken. Weet hoeveel mensen er ongeveer komen en kijk daarna naar een locatie. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Scholen 
  • Inloophuizen
  • Aula’s
  • Sportverenigingen
  • Openbare ruimtes

Tip: Ga je netwerk af en zorg dat internet en elektra aanwezig zijn! 

7. Promotiemateriaal

In de startersbox die je gekregen hebt zit materiaal die je voor promotie tijdens de teamavonden kan gebruiken. 

Zorg ervoor dat er tijdens teamavonden foto’s worden gemaakt zodat je die later kunt gebruiken voor in de nieuwsbrief of op social media bijvoorbeeld. Vraag hiervoor wel toestemming.

Tip: Hang buiten de locatie spandoeken of vlaggen van SamenLoop voor Hoop op voor herkenbaarheid!

8. Netwerken

Zorg dat er voldoende mensen van de commissie aanwezig zij, zodat tijdens de inloop, de pauzes en de eventuele borrel alle aanwezigen met minimaal één en het liefst meer mensen van je commissie in contact komen. Instrueer commissieleden wat er van ze verwacht wordt en probeer ze niet met elkaar te laten praten maar juist met de deelnemers. Dit zorgt er ook voor dat deelnemers en teamcaptains hun vragen bij het juiste commissielid stellen. 

9. Uitnodigingen

Promoot je teamavonden via mail, social media, de krant etc. Foto's van bijvoorbeeld leuke acties vind je bij beeldmateriaal.

10. Evaluatie

Laat iemand notuleren zodat de vragen die gesteld zijn op papier staan en verwerkt kunnen worden. Zorg dus voor een goede reflectie en werk aan de verbeterpunten.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)