Informatie over Logistiek en Veiligheid

Wat goed dat je ervoor hebt gekozen de logistiek te regelen! Een verantwoordelijke, maar mooie taak. Want als commissielid Logistiek ga je over de plek waar het allemaal gebeurt. Je bent verantwoordelijk voor het evenemententerrein en alles wat daarbij hoort: de faciliteiten, de veiligheid, het calamiteitenplan tijdens het evenement, de aankleding van het terrein en het opruimen na afloop. Met onderstaande weetjes en tips helpen we je op weg.

Regel het evenemententerrein en alles daar omheen 

Zoek samen met de andere commissieleden een geschikte plek voor de SamenLoop. Kies een compact terrein waar een parcours kan worden gelopen. De meeste SamenLopen hebben zowel een sintelbaan als een veld. Een atletiekbaan of een sportveld is perfect! Maar ook een schoolplein of park kan bijvoorbeeld goed werken. 

Tips voor evenemententerrein 

  • Neem de tijd. Een goed terrein vinden kan soms wel vier maanden in beslag nemen.
  • Spreek duidelijk met de eigenaar af dat jullie het terrein graag gratis willen gebruiken.
  • Spreek goed met de eigenaar van het terrein af welke activiteiten plaats gaan en mogen vinden.
  • Sluit altijd een overeenkomst met de eigenaar van het terrein af. Gebruik daarvoor de standaardovereenkomst van KWF.                     
  • Plan voldoende tijd in om alles op- en af te bouwen. Regel dat je op de dag voor het evenement het terrein op kan om het podium op te bouwen, mobiele toiletten neer te zetten enzovoort. Ook de dag na de SamenLoop wil je misschien nog materiaal op laten halen of afbouwen.
  • Maak een plattegrond van het terrein:
    o Bepaal waar de informatietent komt. Dit is het centrale punt waar vrijwilligers, teams en survivors zich kunnen melden. Bezoekers kunnen hier terecht voor informatie.
    o SamenLoop voor Hoop is een niet-roken-evenement. KWF levert niet-roken- spandoeken. Hang deze op rondom het terrein. 

Regel goede faciliteiten 

  • Maak afspraken met leveranciers en bevestig deze.
  • Stem met de commissie Amusement & Catering af hoe het podiumprogramma eruit komt te zien en pas het geluid en materiaal hierop aan.
  • Sluit bij gebruik van materialen van een ander een bruikleenovereenkomst af, zoals deze.
  • Stel teams samen, voor de op- en afbouw.
  • Zorg voor vuilniszakken en voldoende afvalinzamelpunten.
  • Zorg voor voldoende (drink)waterpunten.
  • Informeer de omwonenden ruim op tijd een brief of  folder over de SamenLoop en nodig ze uit om mee te doen of het evenement de bezoeken. 

Tip: omdat de SamenLoop voor Hoop geen toegangsprijs heft en artiesten gratis optreden is afdracht aan Buma Stemra niet nodig. 

Maak een risico-inventarisatie 

Hoe ga je om met noodgevallen? Breng vooraf samen in kaart wat er mis kan gaan en maak een plan hoe de commissie hierop wil anticiperen. Neem in de risico-inventarisatie in elk geval mee: 

  • Weersomstandigheden. 
  • Houding richting deelnemers, vrijwilligers en bezoekers.
  • (Inter)nationale sportwedstrijden.
  • Overlijden van betrokkenen.

Lees ook de overzichtelijke folder 'Tien stappen veiligheid' en de brochure 'Bliksembeveiliging'.

Waarborg de veiligheid

  • Zorg dat er het hele evenement EHBO aanwezig is.
  • Zorg dat de hulpdiensten weten wanneer het evenement plaatsvindt.
  • Kies één manier van communiceren voor de commissie: via de portofoon.
  • Zorg voor een goed afsluitbare ruimte waar het geld geteld en bewaard kan worden.
  • Bewaar het ontvangen geld bij voorkeur in een kluis en anders in een goed afgesloten kast. Zet deze in de ruimte die op slot kan.
  • Maak een goede afweging om het geld tijdens de SamenLoop voor Hoop bij de bank af te storten, of na afloop. Maak hier afspraken over met de betreffende bank.

De commissie is verantwoordelijk voor de algehele beveiliging van de SamenLoop. KWF Kankerbestrijding stelt een 24-uurs beveiliging van het geldtelpunt verplicht. Als het de commissie niet lukt om een gediplomeerde beveiligingsbeambte voor het geldtelpunt te regelen, kan KWF hierin voorzien. Dit brengt voor KWF kosten met zich mee, houd daar rekening mee.

Tip: Evenementen moeten aan een aantal risico-, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften voldoen. Elke gemeente heeft hier andere voorwaarden en richtlijnen voor. Neem contact op met de gemeente om een evenementenvergunning aan te vragen. Als je een vergunning aanvraagt is het veiligheidsplan meestal een in te vullen onderdeel van de aanvraag. Zo niet, dan kun je deze invullen.

Gebruik materialen van KWF 

Iedere SamenLoop ontvangt 100 donatieboxen in de startersbox. Deze donatieboxen zijn niet bedoeld om bij winkeliers of recepties neer te zetten voor wisselgeld. De donatieboxen zijn bedoeld om tijdens acties (op braderieën of markten) geld in te verzamelen. De donatieboxen zijn namelijk van karton en niet veilig genoeg om zonder toezicht te plaatsen. Er moet altijd iemand aanwezig zijn die de donatiebox in de gaten houdt. Lees hier meer regels.  

KWF Kankerbestrijding levert twee weken van tevoren ook een eventbox met materialen om het terrein aan te kleden. Dit gaat in overleg en bevat vaak een grote partij materialen van KWF, zoals vlaggen en spandoeken. Deze materialen zijn voor de aankleding van het terrein.

De materialen worden geleverd op rolcontainers. Controleer of alle materialen geleverd zijn en berg de rolcontainers op in een afgesloten ruimte.

We ontvangen graag een aantal materialen retour, zodat andere SamenLopen hier ook plezier van hebben. Bij levering van de eventbox zit een pakbon, hierop staan welke materialen retour moeten. Elk jaar wordt er een logistieke briefing gemaakt voor de SamenLoop commissie. Lees deze briefing alsjeblieft zorgvuldig en vul op tijd het antwoordformulier in. Vragen over de logistieke briefing kun je stellen aan samenloopvoorhoop@kwf.nl.

De maandag na de SamenLoop worden de rolcontainers weer opgehaald. Vul de pakbon op de rolcontainers in voor de retourverwerking. Zorg ervoor dat alle materialen voor maandag weer in de rolcontainers zitten want deze worden tussen 8.00 en 17.00 uur opgehaald.

Meer informatie over alle materialen vind je hier.

Nog spullen nodig? Kijk dan vooral ook even op ons prikbord wat daar wordt aangeboden!

Succes met de organisatie van alles!

Tip! Vergeet je niet naar de handige bijlagen voor Logistiek & Veiligheid te kijken.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)