Informatie voor de Penningmeester

Wat fijn dat je ervoor hebt gekozen om onze Penningmeester te worden! Een bijzonder belangrijke taak. Als Penningmeester zorg je voor een correcte en transparante boekhouding. Je beheert de geldstroom, waardoor je veel invloed hebt op de koers en uitkomst van jouw SamenLoop.

De rol van de Penningmeester

Een Penningmeester is een vrijwilliger die uit naam van KWF de administratie voert van een lokale SamenLoop voor Hoop. KWF machtigt de Penningmeester die volgens de randvoorwaarden van KWF een correcte en transparante financiële administratie bijhoudt.

Contact tussen Penningmeester en Financieel Expert

De Financieel Expert helpt je vanuit zijn of haar ervaring. Je kunt hem alles vragen over praktische zaken en hoe andere SamenLopen het aanpakken. Tevens helpt de FE bij het opstellen van de begroting. 

Contact tussen de Penningmeester en KWF

Van KWF ontvang je alle instructies en het beleid dat relevant is voor jou. Heb je vragen over eBoekhouden of btw? Die kun je rechtstreeks stellen aan Sirtse Jansen, Coördinator Evenementen, via sjansen@kwf.nl.

Hulp voor Penningmeesters

Aan de hand van de hier gegeven informatie en het volgende willen we het jou als Penningmeester zo gemakkelijk mogelijk maken:

• Handleiding eBoekhouden
• Instructievideo's eBoekhouden
• Bijeenkomsten met KWF medewerkers, expert vrijwilligers en andere commissies om kennis te delen, te motiveren, instrueren en inspireren. 
• Mailings vanuit KWF "Update Financiën SamenLoop voor Hoop".
• Skype calls voor Penningmeesters
• Begroting: wij stellen 3 voorbeeldbegrotingen beschikbaar. Al naar gelang de grootte van de SamenLoop die jullie beogen kun je deze als richtlijn hanteren en er zelf een invullen. Het is zinvol om dit samen met jouw FE of in samenspraak met KWF te doen maar dient puur als leidraad voor jullie commissie en hoeft niet (meer) ingestuurd te worden naar KWF.

Financiële richtlijnen

Transparantie 

De administratie moet in eBoekhouden worden gevoerd. Logins worden door KWF verstrekt.  KWF, de Financieel Expert en de Voorzitter krijgen alleen-lezen rechten. Jij bent verantwoordelijk voor de administratie en de enige die mutaties mag toebrengen.

Deelnemersopbrengst

Streefwaarde is €120 gemiddeld per deelnemer, inclusief inschrijfgeld. 

Dit wordt gehanteerd als kengetal: bruto opbrengst (alle opbrengsten), gedeeld door het aantal deelnemers. Als de commissie ook fondsenwervende activiteiten organiseert worden deze in het kengetal meegerekend. Om te beoordelen of de commissie voldoende prioriteit geeft aan het enthousiasmeren van de deelnemers raden we aan om na te gaan wat de verhouding is tussen fondsenwerving door commissie en door deelnemers.  

Kosten 

Het is natuurlijk ideaal als er nul kosten gemaakt worden omdat alles belangeloos beschikbaar is gesteld. Maar het gemiddelde kostenpercentage is 12% en wij streven naar maximaal 10%.

Voorwaarden omgaan met geld 

Hanteer het 4-ogenprincipe

Dit houdt in dat bij alle handelingen met contant geld altijd minimaal 2 personen aanwezig zijn. Deze 2 personen mogen geen familierelatie hebben en geen huisgenoot zijn. Laat beide personen aftekenen op een telbriefje.

Werk controleerbaar 

Geld tellen? Gebruik een telbriefje en laat de teller én de controleur een paraaf zetten voor de afdracht. Mocht op een later moment twijfel ontstaan, dan kun je teruggrijpen op het telbriefje. 

Houd een goede administratie bij

Omdat we transparant en duidelijk willen zijn leggen we contractueel met je vast dat je de administratie goed moet bijhouden in eBoekhouden. Alle inkomsten en uitgaven moeten onderbouwd zijn met facturen, bonnen, kostennota’s, bankafschriften of kwitanties. De relevante documenten bewaar je geordend. De wettelijke bewaartermijn is 7 jaar.

SamenLoop bankrekening

Het gebruik van privébankrekeningen is niet toegestaan. Voor elke SamenLoop opent KWF Kankerbestrijding een Rabobankrekening. Gebruik deze voor alle financiële transacties en stortingen.

Belangenverstrengeling

Scheid de verschillende functies binnen de commissie zo veel mogelijk. Zo voorkom je de schijn van belangenverstrengeling. Laat facturen en declaraties bijvoorbeeld goedkeuren door de Voorzitter,waarna de Penningmeester de factuur betaalt. 

Goed om te weten 

• KWF-medewerkers bemoeien zich niet met (contante) geldstromen. Deze zijn volledig de verantwoordelijkheid van de SamenLoop-commissie.
• De Financieel Expert heeft geen tekenbevoegdheid met betrekking tot financiële handelingen bij de SamenLoop en beheert geen rekeningen. 

Online opbrengsten

Alle online actie- en inschrijfgelden komen rechtstreeks bij KWF binnen, via bankrekeningnummer NL55DEUT0319826538 van Deutsche Bank. Dat is het rekeningnummer van de partij die voor ons het actieplatform beschikbaar stelt. Al deze bedragen worden vervolgens doorgestort naar KWF.

Deze actie- en inschrijfopbrengsten zijn geen onderdeel van jouw administratie in eBoekhouden, maar je telt ze natuurlijk wel op bij jullie totaalopbrengst. Het is dus niet de bedoeling dat je de online opbrengsten op de een of andere manier in eBoekhouden zet, omdat deze dan dubbel in de administratie van KWF terecht komen.

Registratietool

Alle deelnemers, commissieleden, vrijwilligers, kinderen en survivors schrijven zich in via de online registratietool. Dit is niet alleen snel, veilig en handig, maar ook verplicht. Vanwege de privacywetgeving AVG is dit de enige legale manier van inschrijven voor de SamenLoop. 

De commissie kan inloggen in de backoffice om de registraties te monitoren, deelnemers te koppelen aan teams en acties en eventueel op inactief te zetten.

Een inschrijving is €15 en wordt via iDeal betaald. Dit geld komt rechtstreeks op de bankrekening van KWF terecht, dus niet op de bankrekening van de commissie. Alleen als de betaling rond is, wordt de inschrijving geregistreerd. 

Inschrijfgelden zijn btw-plichtig (9%). 

Actieplatform

Alle deelnemers worden aangespoord om een actiepagina aan te maken om geld op in te zamelen. 

In de backoffice van de registratietool kan de commissie de acties aan het juiste team koppelen. Dit geeft de penningmeester overzicht over de online actie-opbrengsten per team.

Actiegelden zijn giften aan teams en daarom btw-vrij. 

Overzicht online opbrengsten

Log in op de registratietool door op samenloopvoorhoop.nl op Inloggen te klikken. De login is verstrekt aan de voorzitter/secretaris. Op de beginpagina van de registratietool zie je het overzicht van jullie online opbrengsten.

Alle geel omlijnde knoppen zijn klikbaar.

Let op: de inschrijfgelden worden live bijgewerkt maar de actiegelden worden elke nacht automatisch opgehaald en bijgewerkt.

Financiële afwikkeling

Afstorten na het evenement 

Veel SamenLopen regelen het omwisselen van muntgeld in biljetten met een plaatselijke supermarkt of andere ondernemer. Vervolgens kunnen de biljetten via sealbags afgestort worden. Ook worden er soms afspraken gemaakt waarbij de bank speciaal (op zondag) opengaat voor de penningmeester/voorzitter zodat er in de bank kan worden afgestort. 

Geldwagen

KWF kan voorzien in een geldtransportwagen, deze haalt alleen muntgeld op, met een minimale waarde van €15000. De kosten voor dit transport zijn ongeveer €1000 dus bedenk goed of je dit beter op een andere manier kunt inrichten. 

Collecteren niet toegestaan

Collecteren in Nederland is gebonden aan allerlei regels. Derhalve is het is niet toegestaan te collecteren in de openbare ruimte buiten de collecteweek en zonder vergunning. 

Pinapparaten

KWF heeft 2 geefzuilen beschikbaar voor evenementen. Deze zijn verrijdbaar en moeten te allen tijde bemand worden. De betalingen die hierop worden gedaan komen op de centrale rekening van KWF binnen. Reserveren kan via je Relatie Manager. De opbrengst hiervan mag opgeteld worden bij de cheque (je kunt het eindresultaat zien op een uitdraai), maar hoeft niet in jullie boekhouding verwerkt te worden.

Pinapparaten kunnen ook door jou geregeld worden via een lokale ondernemer die het apparaat beschikbaar stelt en het bedrag naderhand overmaakt naar de SamenLoop-rekening. Ook zijn er bedrijven zoals rent-a-pin waar je een pinapparaat kunt huren en kunt koppelen aan de SamenLoop-rekening.

Besteding van de opbrengst

De netto opbrengst van de SamenLoop moet voor 100% worden afgedragen aan KWF. Er kan nooit rechtstreeks geld worden gegeven aan bijvoorbeeld een lokaal doel. Waarom niet? Om de kwaliteit te garanderen moet KWF grip en zicht hebben op alle bestedingen. Dit kan alleen als KWF zelf besteedt en dit volgens de afgesproken processen gebeurt.  

Gericht geven

KWF biedt een mogelijkheid om de opbrengst aan een zelfgekozen onderzoek te doneren. Deze onderzoeken zijn al door KWF gefinancierd en de opbrengst van de SamenLoop kan als het ware geoormerkt worden voor dat specifieke onderzoek. Je kunt hier lezen hoe jullie gericht kunnen geven en welke rol jij daarbij hebt, vooral voor de KinderLoop.

Inloophuizen

Een Inloophuis staat open voor iedereen die met kanker in aanraking komt, of is geweest. Dus ook voor de partners, familieleden en andere betrokkenen. Bij veel SamenLopen wordt door de commissie contact gelegd met een plaatselijk Inloophuis om survivors te benaderen. Het Inloophuis kan als jullie dat willen aanspraak maken op een deel van de opbrengsten; 20% van de netto opbrengst met een maximum van € 40.000. Deze afspraak moet uiterlijk twee maanden voor de SamenLoop zijn vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst die getekend is door de voorzitter van de SamenLoop en de voorzitter van het inloophuis. Hier vind je meer informatie en kun je de overeenkomst downloaden om in te (laten) vullen. Alleen officiële inloophuizen die zijn aangesloten bij Ipso komen in aanmerking. Een overzicht van alle inloophuizen in Nederland vind je hier: www.ipso.nl.

Binnen twee weken na de SamenLoop wordt 20% van het chequebedrag uitbetaald aan het inloophuis. Na goedkeuring van de jaarafrekening volgt eventueel nog een nabetaling als de uiteindelijke netto opbrengst hoger uitvalt.

Lokaal besteden

Sinds 2019 is het mogelijk voor lokale projecten om aanspraak te maken op ten hoogste 40% van de netto opbrengst van een SamenLoop voor Hoop in diezelfde regio. Hier gaat een aanvraag- en beoordelingstraject aan vooraf. Hier lees je meer over de voorwaarden en werkwijze.

Andere goede doelen

Het is mogelijk om andere goede doelen zoals lokale stichtingen een plek te geven op de SamenLoop. Maar dit kan alleen als zij zich bezighouden met thema’s binnen kankerzorg of –onderzoek en enkel en alleen geld ophalen voor de SamenLoop. Andere goede doelen zijn nooit begunstigde van de opbrengst van de SamenLoop en mogen geen fondsenwervende of actieve pr-activiteiten tijdens de SamenLoop ontplooien. 

Het Chequemoment

Als slot van de SamenLoop wordt het chequebedrag bekend gemaakt. De cheque wordt aan iemand van KWF Kankerbestrijding overhandigd. Dit kan de Expert Vrijwilliger, een medewerker van KWF, een KWF onderzoeker of een andere afgevaardigde namens KWF zijn.

Maar let op: na de SamenLoop lopen de opbrengsten op het actieplatform nog door. Ook komen er nog facturen na het evenement binnen. Hierdoor wordt de netto opbrengst in de twee maanden na de SamenLoop nog bijgesteld. Voor nu ben jij echter degene die de opbrengsten tot het chequemoment zo goed mogelijk in beeld heeft en opschrijft. Maar wees vooral op tijd (eindtijd van het evenement) op het podium voor de overhandiging! Het uiteindelijke bedrag loopt later toch nog op dus echt nauwkeurig is niet te doen. 

Op de cheque wordt altijd de netto opbrengst (totale opbrengst minus kosten) genoteerd, inclusief btw. Deze bereken je door op de balans te kijken en het volgende te berekenen:

Bank Commissie + Debiteuren -/- Beginkapitaal -/- eventueel voorschot + alle online opbrengsten (1. Actiegelden, 2. Kinderen, 3. Volwassen deelnemers).

De jaarafrekening

Zorg dat je binnen 6 weken na de SamenLoop alle betalingen hebt gedaan en dat alle giften binnen zijn. Zodat we de financiële afwikkeling kunnen beginnen. KWF ondersteunt je daarbij. Als alles goed staat, kun je de afdracht doen. Deze maak je over op NL78RABO0303424060 ten name van KWF Kankerbestrijding. Dit bedrag boek je vervolgens over van Bank Commissie naar Bank KWF (via Kruisposten). Tenslotte print je uiterlijk 3 maanden na de SamenLoop de Balans en de Winst- & Verliesrekening. Beide worden gedateerd en ondertekend door de Voorzitter en de Penningmeester..

Let op: zet via Vrije Selectie de datum van de Balans op het begin van jouw administratie en laat het eindigen op 31-12-2019.

Audit

Na goedkeuring van de afrekening kan de controller bepalen dat er nog een audit nodig is. De controller plant deze afspraak met je in. Jouw FE en voorzitter zijn hierbij ook van harte welkom.

Lees ook nog alles over jullie eigen bankrekening, belastingen, een eventueel voorschot en nuttige tips voor en tijdens het evenement.

En klik hier voor alle financiële bijlagen.