Benefietdiner

Organiseer een benefietdiner met entertainment. Zorg bijvoorbeeld voor live muziek, dans of toneel. Verkoop volledige tafels aan bedrijven, of bied stoelen aan.*

Het organiseren van een benefietdiner is best wel een klusje. Maak gebruik van de lokale samenleving en vraag om bijvoorbeeld sponsoring van de locatie, het entertainment en bedienend personeel. Via de lokale krant, flyers, posters en social media kun je reclame maken voor het diner.

Denk ook aan een groothandel voor bijvoorbeeld de sponsoring van het eten.

Organiseer een benefietdiner in 8 stappen

Doel: geld inzamelen voor de Samenloop.

  1. Bereid met een relatief kleine groep de actie voor. Op deze manier kun je makkelijker overleggen en ook sneller voorbereiden.
  2. Kies een geschikte datum en locatie. Houd hiervoor rekening met jouw doelgroep, andere activiteiten in je gemeente of omgeving, een lang weekend of schoolvakanties etc.
  3. Verdeel de taken en verantwoordelijkheden:
  • wie neemt de leiding
  • wie regelt de financiële kant van de actie?
  • wie zorgt er voor logistiek en faciliteiten?
  • wie neemt de promotie op zich?

Afhankelijk van de inhoud van de actie zijn er nog meer taken om te verdelen.

  1. Maak een begroting. Bedenk welke kosten je hebt. Wees hierin volledig: vraag prijzen op en vraag partijen om te sponsoren. Wees realistisch: Hoeveel personen verwacht je? Wat is de prijs voor het diner en consumpties? Bereken de netto inkomsten. Tevreden? Ga dan verder met de voorbereiding.
  2. Zorg voor vrijwilligers. Je kan onmogelijk alles zelf doen bij het benefietdiner. Dus denk aan gastvrouwen en gastheren, garderobepersoneel etc. Denk ook aan de medewerkers van het restaurant, zij willen en kunnen misschien ook helpen.
  3. Maak een draaiboek voor het benefietdiner. Voor de voorbereidingen maar ook voor het benefietdiner zelf. Denk hierbij ook aan een opening, intermezzo en sluiting van het diner. Benader een koor of band voor muzikale ondersteuning.
  4. Maak een communicatieplan. Neem contact op met de lokale pers om aandacht te vragen voor de actie. Bedenk ook een aansprekende naam voor het benefietdiner.
  5. Zorg voor een goede afronding. Vergeet niet om na het diner iedereen te bedanken. De locatie, sponsors en natuurlijk de deelnemers. Hoeveel heeft het opgeleverd? Zijn alle facturen betaald? Is al het sponsorgeld ontvangen? Hebben alle deelnemers hun deelname betaald? Evalueer jouw actie met alle betrokkenen: wat ging goed en wat ging minder goed?
Tip: De meeste restaurants zijn op maandagavond gesloten. Vraag of je deze avond het restaurant mag gebruiken voor het benefiet en vraag of het personeel zich wil inzetten voor het goede doel. Op deze manier zijn de kosten laag en worden er misschien alleen de inkoopkosten van de producten gerekend.
Tip: Om het aantrekkelijker te maken om een stoel/tafel te reserveren kun je ook bij de reservering een gratis lot doen voor een loterij op die avond. Prijzen gesponsord door lokale bedrijven. Je kunt de loten natuurlijk ook separaat gaan verkopen.

*We gaan ervanuit dat je je houdt aan de maatregelen van het RIVM. Organiseer alleen een actie als het veilig en binnen de regels mogelijk is.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)