Wat te doen als Voorzitter?

Je hebt besloten een SamenLoop voor Hoop te organiseren, wat een mooi initiatief! Het zal een bijzondere tijd worden waarin je samen met de andere commissieleden een uniek evenement gaat neerzetten. Hier lees je alles over de opstartfase van het evenement voor de initiatiefnemer en de daarna te nemen stappen voor de voorzitter. 

Gelukkig hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. We geven je een hoop nuttige handvaten. We raden daarom aan alles door te nemen want dat maakt het voor jou en je team een stuk gemakkelijker!. Maar… iedere SamenLoop is natuurlijk anders! Dus geef er vooral je eigen draai aan!

Lees voor je begint ook even ons startersboekje ‘’Ik wil een SamenLoop organiseren. Wat moet ik allemaal weten?’’

 

SamenLoop voor KWF Kankerbestrijding

SamenLoop voor Hoop is een evenement voor iedereen die iets tegen kanker wil doen. Gedurende een 24-uurs wandelestafette staan we samen met lotgenoten stil bij kanker én vieren we het leven. Tijdens de loop zijn er optredens, verschillende ceremonies en allerlei acties van deelnemers die op een bijzondere wijze geld inzamelen voor wetenschappelijk kankeronderzoek. De openheid en eensgezindheid maken van een SamenLoop een evenement dat niemand onberoerd laat. Het evenement wordt volledig door vrijwilligers georganiseerd.

 

Ondersteuning vanuit KWF Kankerbestrijding

De voorzitter wordt ondersteund door een ervaren expert vrijwilliger, de SamenLoop Coördinator. De Coördinator is ook het contactpersoon namens KWF en is aanwezig bij enkele vergaderingen en bijeenkomsten. Deze ziet toe op de algehele uitvoer en houdt de Relatiemanager van KWF hierover op de hoogte. De penningmeester wordt ondersteund door een Financieel Expert, eveneens een ervaren vrijwilliger.

Nederland is voor de SamenLoop voor Hoop verdeeld in drie regio’s: Noord Oost, Midden Zuid en West. Iedere regio bestaat uit een regioteam met twee Relatiemanagers en vijftien tot twintig SamenLoop Experts. Deze SamenLoop Experts hebben hun eigen specialisatie . Er zijn er ook enkele die de commissie op een ander vlak kunnen helpen.

 

De organisatie van de commissie SamenLoop voor Hoop

De SamenLoop-commissie bestaat uit een aantal commissieleden met elk hun eigen aandachtsgebied. Hoe verder je bent in het organisatietraject, hoe meer mensen je nodig hebt. De functies van de commissie kun je hier bekijken. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen taak, en de voorzitter is eindverantwoordelijk.

Alle commissieleden moeten zich online registreren bij KWF.

1. Als voorzitter of secretaris log je eerst in op de registratietool

2. Kopieer de aanmeldlink

3. Deel de link met alle commissieleden

4. Elk commissielid vult zijn of haar gegevens in

5. De aanmelding is daarna terug te vinden onder deelnemers – commissie (vrijwilligers)

6. De verantwoordelijkheid van het verzamelen van alle commissie aanmeldingen ligt bij de voorzitter

Het proces

SamenLoop voor Hoop is een hele beleving dus het is verstandig om je ruim één jaar voorafgaande aan de SamenLoop voor Hoop goed voor te bereiden. Je doorloopt daarbij verschillende stappen. 

1. Start 

Je kijkt of het haalbaar is een SamenLoop voor Hoop te organiseren. Is er draagvlak om dit tot een succes te maken? Oriënteer je op het werven van goede kandidaten voor de organisatie en denk goed na over de tijd en plaats van het evenement. 

Daarna wordt het echt! Tot ons grote plezier vraagt de voorzitter het evenement aan bij KWF Kankerbestrijding. Aan de hand van dit formulier worden de contracten opgemaakt met de voorzitter, de penningmeester en KWF. Na het tekenen van deze contracten ontvang je voor jouw SamenLoop de website, het logo, een mailadres en een startersbox. Ook krijg je twee expert vrijwilligers vanuit KWF toegewezen voor de begeleiding van jouw SamenLoop.

In het Dagelijks Bestuur (DB) zitten de organisatoren van de SamenLoop. De coördinatoren en deelnemers zijn de echte doeners. Zij houden zich bezig met de uitvoering . Van het DB wordt verwacht dat zij organiseren maar ook de rol van meewerkend voorman/vrouw op zich kunnen nemen. Voor het werven van deze kandidaten, waarvoor je deze vacatures kunt gebruiken, geldt dat zij soortgelijke ervaring in werk of vrijwilligers werk hebben opgedaan. Van een voorzitter wordt verwacht dat die dagelijks leiding kan geven aan het complete team, faciliteert en coacht. Dienend leiderschap is hier een must. 

Tip! Werk vanuit een dagelijks bestuur met projectleiders per commissie die de organisatie op zich nemen. Je kunt de commissieleden scheiden in ‘’doeners’’ en ‘’organisatoren’’ waarbij de organisatoren in het dagelijks bestuur zitten en de doeners deze organisatoren helpende handen bieden. Door een juiste taakverdeling is het helder wat iedereen moet doen.   

2. Organiseren, plannen en voorbereiden

Bij de organisatie komt allereerst aan de orde waarom jullie een SamenLoop organiseren, wat jullie willen bereiken en wat jullie voor eindbedrag verwachten. De penningmeester en voorzitter stellen samen een begroting op. Ook wordt in deze fase gekeken naar een geschikte locatie voor de SamenLoop voor Hoop en vindt het eerste overleg met de gemeente plaats. De gemeente moet tenslotte toestemming geven voor de locatie. En natuurlijk wordt de datum in overleg met de gemeente in relatie met andere evenementen vastgesteld. Hier lees je daar meer over. 

In het DB wordt de organisatie verder vorm gegeven en worden meerdere leden die de projectleiders gaan helpen geworven. Voor elk project zijn andere competenties nodig.

Bij de vacatures kun je de gewenste profielen bekijken.  

Zonder teams en eregasten gaat de SamenLoop voor Hoop niet door! Je maakt nu een inventarisatie van beschikbare teams en eregasten. Met name  de projectleider werving houdt zich hiermee bezig. Ook wordt een plan opgesteld welke bedrijven jullie kunnen werven voor sponsoring. Hiermee houdt de projectleider sponsoring zich bezig. Uiteraard helpt de gehele commissie mee om deze plannen te vervolmaken. 

De projectleider public relations en communicatie stelt alvast een communicatieplan op. Het is goed te begroten welke communicatie voor welke doelgroep op welk moment naar buiten gaat. Ook worden alvast de media, zoals radio en TV hierbij betrokken. 

Door de voorzitter en secretaris wordt een complete (maand) planning opgesteld over de gehele periode van de SamenLoop voor Hoop. Hierin wordt chronologisch aangegeven welke organisatie activiteiten van belang zijn. Je legt de PR vast,, de teamavonden voor de teamcaptains, bespreekt eregasten, activiteiten, verkoop en reclame bij lokale activiteiten, logistiek, regie etc. Maar je legt ook data vast waarop je bepaalde doelen stappen moet hebben genomen. De voorzitter stuurt in nauw overleg met het DB op de planning en coacht waar nodig. 

3. De (PR) Kick Off; de officiële start van de SamenLoop voor Hoop

Het eerste officiële moment waarop jullie de SamenLoop voor Hoop naar buiten toe presenteren. Vanaf nu gaat de Communicatie & PR molen volop draaien. Lokale radio, televisie, kranten, clubbladen etc. worden ingelicht. 

4. Acties 

Welk team doet welke actie en wanneer. Aan welke grote lokale evenementen doen we mee? Denk bijvoorbeeld aan de Kerstmarkt, Koningsdag, braderie, evenementen met oncologie en inloophuis,de dag voor kanker, en speel hier tijdig op in!

Dit is ook het moment waarop gekeken wordt naar de regie van de SamenLoop, Hoe ziet het programma eruit en wie doen er mee? Is er al een deelprogramma voor de survivors en een KinderLoop? 

De opzet van de logistiek onder leiding van de projectleider Logistiek wordt steeds belangrijker. Overleg met de gemeente over de vergunning, logistieke aanlevering van allerlei faciliteiten van licht, geluid, water, catering, podium, tenten, EHBO, Rode Kruis, verkeersregelaars etc. 

Ook is het van belang om nu de werving van vrijwilligers op te starten. Vrijwilligers zijn op tal van activiteiten nodig. Dit wordt gecoördineerd door de coördinator vrijwilligers. 

PR en Communicatie begeleidt de pers en media. 

Bij alle activiteiten komt administratie kijken. De penningmeester en de voorzitter geven toestemming tot uitgaven etc. In principe is de regel: alles wat met geld te maken heeft, loopt via de penningmeester!

De SamenLoop voor Hoop

De drie ceremonies zijn cruciaal en moeten vlekkeloos verlopen. Oefen deze van te voren.

Zowel tijdens de SamenLoop en in het bijzonder bij de ceremonies is er veel ruimte voor emoties. Aan het eind wordt de tussenstand bekend gemaakt met de uitreiking van de cheque aan KWF Kankerbestrijding.

Afronden

Het terrein moet schoon worden opgeleverd, materiaal moet worden ingeleverd, de administratie moet op orde, de evaluatie vindt plaats en tijdens een gezellige avond wordt met de organisatie teruggeblikt op de SamenLoop. 

Deelnemers en commissieleden ontvangen enkele dagen na de SamenLoop een digitale evaluatie. De commissie ontvangt het evaluatierapport enkele weken na sluiting van de responstijd. 

Er kan tot 30 november op het actieplatform worden gedoneerd, daarna worden de actiepagina's afgesloten.

De lokale website en het mailadres worden op 31 december afgesloten en leeggemaakt.  

Het werven van commissieleden 

Alles lukt het beste met de juiste mensen op de juiste plaats! Streef er daarom naar om voor alle taken (gepast) iemand te vinden.

Bij het werven van commissieleden heb je een juiste mix van eigenschappen, competenties en vaardigheden nodig per commissielid. Je kunt bij de volgende vragen stellen:

1. Waar ben je echt goed in?

2. Wat zijn jouw competenties? (Ben je een ‘’doener’’ of een ‘’organisator’’?)

3. Wat is jouw toegevoegde waarde?

4. Hoeveel tijd heb je?

5. Wie kun je vanuit jouw netwerk aandragen? 

Tips bij het werven van nieuwe commissieleden:

  • Trek sleutelfiguren aan: mensen met een groot netwerk.
  • Laat mensen een taak uitvoeren die bij ze past. 
  • Laat een commissielid maximaal twee keer dezelfde taak uitvoeren. Zo houdt iedereen een frisse blik. 
  • Leg bij alle betrokkenen de focus op het werven van teams. 
  • Ter ondersteuning van elk aandachtsgebied vind je een aparte tegel in dit systeem.

Meer tips en tricks voor het werven van commissieleden vind je hier!

 

Een subcommissie per aandachtsgebied

Je kunt subcommissies per aandachtsgebied creëren zodat de commissieleden er niet alleen voor staan. Een subcommissie heeft zijn eigen vergaderingen. Bij de overkoepelende commissievergaderingen (het DB) is het commissielid aanwezig, de andere vrijwillige leden niet.  

 

Doelen bepalen

Zodra de commissie compleet is bepaal je samen met de commissieleden wat je wilt bereiken met jullie SamenLoop. Neem een kijkje bij andere SamenLopen en kijk wat jullie belangrijk vinden. 

Formuleer daarna doelstellingen voor: 

  • het aantal teams/deelnemers dat je wilt werven
  • het aantal eregasten (survivors) dat aanwezig zal zijn
  • het aantal kaarsenzakken dat jullie gaan verkopen
  • de opbrengst aan het eind van de SamenLoop

Het is de bedoeling dat je deze doelstellingen ongeveer 8 maanden voorafgaand aan jullie SamenLoop bepaalt met elkaar. 

Vervolgens kunnen jullie onder leiding van de penningmeester een begroting opstellen  De begroting is bedoeld om een beeld te schetsen van de SamenLoop die jullie voor ogen hebben. Het geeft je de mogelijkheid om te kunnen sturen naar dat beeld. De SamenLoop Coördinator en de Financieel Expert zullen samen met de voorzitter en penningmeester de begroting doornemen.

 

Planning 

Het is belangrijk dat je als voorzitter/initiatiefnemer een duidelijke planning maakt voor de commissievergaderingen. Op welke momenten gaan we vergaderen en wie moet aanwezig zijn op die vergaderingen? Je kunt ervoor kiezen om met de hele commissie te vergaderen of alleen met het dagelijks bestuur. Hieronder vind je een globale planning om je een idee te geven: 

Wanneer?

Wat moet er gebeuren?

15-12 maanden van tevoren

Commissie samenstellen

12 maanden van tevoren

Locatie  

Datum en tijd  

Doelstellingen  

Start deelnemers werven

Vergaderingen plannen met commissies.

11 maanden van tevoren

Kick-off organiseren

Teams werven

Start sponsors werven

Media benaderen

10 maanden van tevoren

Teams werven (loopt de gehele SamenLoop door!)

Informatiebijeenkomst organiseren voor teams en vrijwilligers

6 maanden van tevoren

Teams werven

Deelnemers informeren

Eerste bijeenkomst voor teamcaptains

Nieuwsbrief versturen

Informatieavond organiseren voor teams en vrijwilligers

2 maanden van tevoren

Deelnemers voor in de teams werven

Tweede bijeenkomst voor teamcaptains

Deelnemers informeren, sponsoren en survivors op de hoogte houden

Nieuwsbrief versturen

1 maand van tevoren

Bijeenkomst voor teams

Nieuwsbrief versturen

Teams op de hoogte houden

1 week van tevoren

Geldafdracht en uitdelen materialen regelen

Laatste bijeenkomst teamcaptains  

Logistiek, alle faciliteiten in orde maken

Na de SamenLoop

(Digitale) evaluatie 

Afsluiting website, mailadres en actieplatform door KWF

Contact onderhouden met teamcaptains, teams, sponsoren en survivors.

Terugkommoment of reünie organiseren

 

Verzekeringen en vergunningen

Hier lees je alles over de verzekeringen die KWF heeft afgesloten en hoe jij ervoor kunt zorgen dat jouw evenement optimaal verzekerd is.

Hulp bij vergunningaanvraag 

Informeer bij de gemeente wat het vergunningsbeleid is en welke vergunning(en) nodig zijn. Dit verschilt per gemeente. Sla voor het aanvragen van vergunningen de handen ineen met het commissielid Logistiek. Is er hulp nodig bij de vergunningsaanvraag, bijvoorbeeld een aanbevelingsbrief van KWF Kankerbestrijding? De SamenLoop Coördinator kan hierin voorzien.

Voor de aanvraag wordt er vaak gevraagd naar een vestigingsnummer. Je kunt dan 0000 of 0001 gevolgd door het KvK nummer van KWF invullen, dus:

000041197125 of 000141197125.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)