Tips en ideeën voor het werven van teams

Zonder teams geen SamenLoop voor Hoop

Breng de SamenLoop voor Hoop onder de aandacht in de omgeving en bouw een goede band op met de deelnemers. Dan wordt het evenement een groot succes – deze én volgende edities.

Het is de bedoeling dat teams al geruime tijd voor het evenement beginnen met het organiseren van acties om geld in te zamelen. Dit zorgt zowel voor veel bekendheid als voor een mooie startopbrengst voor het SamenLoop voor Hoop-weekend begint. Teams werven doen alle commissieleden samen. Maar succesvolle werving begint bij een goede organisatie. Kies daarom één commissielid dat de teamwerving leidt. De gouden regel: communiceer, communiceer, communiceer. Laat overal weten dat er een SamenLoop komt en maak iedereen warm om een team te vormen of zich aan te sluiten. 

Richt je bij de werving op de teamcaptains. Hoe eerder je teamcaptains hebt, hoe beter. Zij zorgen vervolgens voor een compleet team. Uit ervaring blijkt dat het beter werkt als teamcaptains hun team meteen inschrijven en daarna pas compleet maken. Als ze wachten met aanmelden totdat alle teamleden hebben toegezegd, vallen er doorgaans meer teams af.

Waar kun je teams werven? 

  • Familie en vrienden van SamenLoop-vrijwilligers 
  • Familie en vrienden van de commissieleden 
  • Lokale horeca (waaronder ook hotels) 
  • Lokale ondernemers en winkels 
  • Lokale winkeliersverenigingen, bedrijven 
  • Basis- en middelbare scholen 
  • De regionale Rotary Club of Lions Club 
  • Patiëntenverenigingen 
  • Het lokale inloophuis 
  • De kerk, de moskee en andere religieuze instellingen 
  • Ziekenhuizen, klinieken, tandartspraktijken en andere medische instellingen 
  • Sportverenigingen, hobbycentra, sportscholen 
  • Het buurthuis 
  • De bibliotheek 
  • Jeugdverenigingen 
  • Scouting 

Organiseer een bijeenkomst

Er gaat niets boven persoonlijk contact. Ken je iemand bij een vereniging, een school of een bedrijf waar mensen eventueel interesse hebben? Of weet je iemand die lid is van de Rotary of Lions? Maak gebruik van je netwerk en vraag of je een keer langs mag komen om iets te vertellen over de SamenLoop. Stem als commissie af wie waarheen gaat. Zo voorkom je dubbele contacten. Het overgrote deel van de teams werf je door mensen persoonlijk te vragen mee te doen. Flyers of advertenties ondersteunen de werving alleen. Dus: durf te vragen! Doe jij ook mee?

Tips:

  • Laat een SamenLoop voor Hoop introductie-video zien.
  • Gebruik deze PowerPointpresentatie uit de Toolkit Communicatie.
  • Deel jouw persoonlijke motivatie om de SamenLoop te organiseren.
  • Vraag een survivor om zijn verhaal te vertellen.
  • Vraag een teamcaptain te vertellen wat zijn of haar motivatie is om mee te doen.
  • Leg uit wat je precies zoekt..
  • Stel voor om een team samen te stellen ter ere van een bekende die kanker heeft of heeft gehad.
  • Hebben mensen interesse? Speel daar direct op in.
  • Blijf altijd vriendelijk.

Gebruik promotiemateriaal

Hang posters op, deel actief folders of flyers uit en laat ze achter op drukbezochte plaatsen. In de Toolkit Communicatie vind je handige formats die je eenvoudig zelf aan kunt passen met de naam en datum van jouw SamenLoop. Tip: vraag een drukker om de folders te drukken als sponsorbijdrage.

Deel nieuws via Social Media

Breng mensen ervan op de hoogte dat je teams zoekt, bijvoorbeeld via Facebook. Doe dit vanaf het account van de SamenLoop en vanaf de persoonlijke accounts. Zo verspreidt je boodschap zich als een olievlek door jullie digitale netwerk. Doe dit in samenwerking met commissieleden Communicatie & PR.

Tips

  • Post op Facebook, Instagram en Twitter een oproep aan teams. Vraag bedrijven, verenigingen, commissieleden en teams om deze te delen.
  • Bekijk ons webinar 'Inzet Social Media tijdens de SamenLoop'. In dit webinar werden onder andere de volgende onderwerpen behandeld: 

- Hoe je social media gebruikt tijdens jouw Samenloop.

- Hoe je fotografen en video-makers brieft en wat daarin belangrijk is.

- Welke elementen van een evenement voor succes zorgen op social media.

Benader teams van eerdere SamenLopen

Belangrijk: zorg dat deelnemers een goede herinnering overhouden aan de SamenLoop. Dan is de kans groot dat ze bij een volgende editie weer willen meedoen.

  • Zorg voor een goede sfeer op het evenement. Stimuleer teamspirit, plezier en (een beetje) competitie. Dat vergroot de gezelligheid.
  • Stuur teams een bedankje achteraf. Bijvoorbeeld een leuke nieuwsbrief of e-mail met foto’s van het evenement.

Inschrijven

Goed om te weten: teams kunnen zich aanmelden via de button ‘inschrijven’ op de website van de SamenLoop in kwestie. De teamcaptain meldt het team aan, vervolgens kunnen de overige teamleden zich bij het team aanmelden. Teamleden doen op eigen risico mee. Via het aanmeldformulier worden zij hiervan op de hoogte gesteld. De commissie van jullie SamenLoop krijgt automatisch een email als iemand zich heeft aangemeld via de registratietool.

De commissie ontvangt ook KWF-inloggegevens waarmee ze kunnen inloggen op de registratietool om de teams te kunnen bekijken en beheren.

We hebben een speciale handleiding en instructievideo registratietool voor commissieleden en teamcaptains.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)