Tijdens het evenement

Beveiliging

  • Organiseer een veilige plek waar je in alle rust het geld kunt tellen en je administratie kunt bijhouden. Jij als penningmeester bent er verantwoordelijk voor dat er adequate beveiliging is geregeld.
  • KWF Kankerbestrijding stelt een 24-uurs beveiliging van het geldtelpunt verplicht. Als het de commissie niet lukt om een gediplomeerde beveiligingsbeambte voor het geldtelpunt te regelen, kan KWF hierin voorzien. Dit brengt voor KWF kosten met zich mee, houd daar rekening mee. Dit kan worden aangevraagd via samenloopvoorhoop@kwf.nl, tenminste 6 weken voor het evenement.
  • Informeer de teams voor de start van de SamenLoop hoe zij contant geld dienen af te storten. Geef teams een telbriefje mee en een paar enveloppen en laat ze het team nummer en de afdracht op de envelop schrijven. De contanten (liefst biljetten) en het telbriefje in de envelop. 
  • Jij bepaalt de methode: 

1. Organiseer en communiceer een aantal geld-ophaal-momenten en haal samen met een beveiliger de enveloppen op. 

2. Laat de teams zelf naar de geldtelruimte komen om het geld langs te brengen. Spreek van tevoren af dat ze bijvoorbeeld bij elke € 250 afstorten.

  • Tijdens het evenement voer je alle opbrengsten die je int op in eBoekhouden. Zorg dat je betrouwbare wifi hebt of gebruik een dongel of mobiele hotspot.
  • Regel genoeg mensen om je te helpen tellen zodat jij je vooral op het invoeren en overzicht kunt focussen.
  • Een geldtelmachine is ideaal. Vaak kan deze geleend worden van een horecaonderneming o.i.d.
  • Tegen het einde van het evenement stel je de opbrengst vast. Schrijf op de cheque: de bruto opbrengst (incl btw), maar minus de kosten (ook incl btw).

Hoe bepaal je het chequebedrag?

1. Offline gelden vind je in eBoekhouden. Op de Balans: Bank Commissie + Debiteuren -/- Beginkapitaal.

2. Online gelden vind je in de registratietool. Klik op Exporteer deelnemers.

a. Filter op deelnemers (Captain, GroupCaptain, GroupMember, Individual, TeamMember) Vermenigvuldig dit aantal deelnemers met €15.

b. Filter op KinderLoop (KidsRunMember). Vermenigvuldig dit aantal met €3.

c. Tel hierbij op het totaal actieopbrengsten dat je ziet in de backoffice (tel niet de acties bij elkaar op op het actieplatform aan de voorkant want dan tel je de hoofdacties in feite dubbel)

Wees op tijd op het podium met de cheque! 


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)